שירותי אדמיניסטרציה במיקור חוץ
שירותי אדמיניסטרציה במיקור חוץ – לא מה שחשבתם!
אם פעם רק בעלי חברות גדולות או משרדי ענק יכלו להרשות לעצמם עוזרת אישית צמודה, היום המצב הוא לגמרי שונה. זה אפשרי וזה אפילו פשוט יותר ממה שחשבתם.
שירותי אדמיניסטרציה במיקור חוץ מאפשרים לכל בעל ובעלת עסק, באשר הם, להעזר במישהי שהיא יד ימינם, אשת סודם ובעיקר – זו שמנהלת להם את כל העסק מאחורי הקלעים.
כשאנחנו פותחים עסק, הדבר האחרון שאנחנו חושבים עליו זה המשרד, הבק אופיס, הספקים, הלקוחות, הגביה, החשבוניות, כל כך הרבה תפעול וכל כך מעט עשייה. מוכר לכם? זה בסדר, זה קורה לכולנו.
אל דאגה, יש לזה פיתרון, הרבה יותר פשוט ממה שנראה לכם. כן, בדיוק, שירותי אדמיניסטרציה במיקור חוץ, ועל זה בדיוק אנחנו הולכות לדבר עכשיו.
את המאמר הזה החלטנו להקדיש לאלעד, שם בדוי כמובן, לקוח מקסים שעוסק בעולמות הטיפול והגיע אלינו כשהוא טרוד, עייף, מותש ובעיקר – זקוק לליטוש כי הברק אבד לו אי שם בדרך.
כשאלעד, גם העניק טיפולים, גם גבה כספים, עסק בניהול חשבונות, שיווק ותחזק את עמוד הפייסבוק שלו, כבר לא נשאר לו זמן לעצמו, כך שהוא מצא את עצמו דוחה את הטיפול הרגשי שלו שוב ושוב ושוב במקום לתת למישהו אחר לטפל לו בעסק. הסנדלר הולך יחף, אה?
בסופו של דבר שפים לוקחים הלוואה של מאות אלפי שקלים ופותחים מסעדה כי הם ממש טובים בבישול וזה הדבר היחיד שאמור לעניין אותם. הבעיה היא, שמשום מה, אנחנו נוטים להתעסק גם בדברים שאנחנו לא מבינים בהם או כאלה שעושים לנו לא נעים בגוף, דוחים את המשימות “המעצבנות” לסוף, מוצאים את עצמנו רבים עם מס הכנסה ובעיקר – נשחקים מהמקצוע שאנחנו הכי אוהבים כי לא נשאר לנו זמן.
למה? כי אנחנו בטוחים שהאופציה היחידה היא להעסיק מנהלת משרד במשרה מלאה, אבל לא. נעים מאוד, שירותי אדמיניסטרציה במיקור חוץ 🙂
בטח שמעתם את הביטוי הזה איפה שהוא ואף פעם לא הבנתם מה באמת עומד מאחוריו; חלקכם בטוחים שמדובר בשירות הודעות, חלקכם חושבים שמדובר בניהול יומנים וחלקכם יודעים שמדובר בשירותי תפעול מקיפים לעסק.
כך או כך – ברכותינו! זה הוא יום המזל שלכם! כי אנחנו הולכות לענות לכם על כמה שאלות שבטח תמיד רציתם לשאול. אז כמו שאנחנו תמיד אומרות – תכינו לכם הפוך עם מלא קצף וכמה עוגיות שוקולד פריכות, כי אנחנו מתחילות!
אז מה זה בכלל שירותי אדמיניסטרציה ואיך הם יכולים לסייע לעסק שלך לגדול?
שירותי אדמיניסטרציה עלול להצטייר כמשהו די משעמם, אתם בטח מדמיינים מישהי שיושבת מאחורי שולחן עמוס בניירת שטובעת בים של משימות והאמת היא שזה הרבה מעבר לזה.
אבל רגע לפני שנצלול ליתרונות שיש בעולם הזה שנקרא שירותי אדמיניסטרציה במיקור חוץ, תנו לנו לספר לכם על אלעד, לקוח מקסים שהגיע אלינו כי הוא מאס בניהול היומן ותיאום הפגישות.
אלעד התעייף מהשינויים התכופים של הלקוחות ובאיזה שהוא מקום גם התחיל לפספס את הפגישות שתיאם אך הוא חשש מהעסקה ישירה של מנהלת משרד וגם לא הצליח למצוא מישהי שתגיע אליו למשרד לשעתיים ביום. כלומר, הוא הצליח, אבל זה לא הצליח להחזיק לאורך זמן, וזו, לדבריו, היתה הנקודה שבה הוא הבין שהוא חייב שירותי אדמיניסטרציה במיקור חוץ.
ברגע שיצאנו לדרך, הבנו שתהליך תיאום הפגישה, כפי שהוא קורה היום, אינו יעיל והצענו לאלעד לדייק את האופן שבו הוא עבד עד היום.
למזלנו הוא היה פתוח לייעול ושיפור העסק, וברגע שקיבלנו אור ירוק – יצאנו לדרך:
- יצרנו קישור לתיאום פגישות דרך Google Calendar ללא עלויות נוספות (שימו לב שניתן לעשות זאת רק אם אתם מנויים ב – Google Workspace).
- בנינו פורמט לשאלון ראשוני – הבנו שחלק משמעותי בהכרת המטופל הוא אותו שאלון ראשוני שעליו למלא, אז השארנו את הדפים הפיזים מאחור וביצענו דיגיטציה מדהימה כך שאלעד יוכל להתמקד רק במה שהוא יודע לעשות ולא באדמיניסטרציה שמסביב.
- התנינו את תיאום הפגישות בתשלום מראש – ובכך חסכנו תהליכי גביה רבים שאלעד לא היה מסוגל
להתמודד איתם שוב ושוב ושוב. - ביצענו תזכורות יום לפני לכל המטופלים – כי אנחנו פשוט על זה! וכמובן משום שזה אפשר לנו לנהל את הלו”ז שלו בצורה חכמה ולקדם את אלה שנמצאים ברשימת המתנה.
וכן – כל אלה ועוד זה לגמרי חלק ממה שאנחנו מספקות ללקוחות שמקבלים מאיתנו שירותי אדמיניסטרציה.
בתום החודש הראשון שלנו ביחד אלעד העז לשתף אותנו שהוא סוף סוף חזר ליהנות ממה שהוא עושה, שהתשוקה והברק חזרו לעסק שלו ושלא האמין שזו תהיה המשמעות מבחינתו ברגע שהחליט להכניס אותנו לעסק שלו. ובכן, זו היתה שריקת הניצחון שלנו.
הוא הדגיש שוב ושוב כמה שהשירות שלנו הוא הרבה מעבר למה שהוא ציפה ודמיין כשהוא חשב על צמד המילים שירותי אדמיניסטרציה.
האם שירותי אדמיניסטרציה מרחוק מתאימים לעסק שלי?
שירותי אדמיניסטרציה מרחוק הם פיתרון מצוין למי שלא צריך או לא זקוק או אולי לא מעוניין בהעסקה ישירה; לעיתים זה יכול להיות קשור לסך השעות החודשי המועט של שירותי אדמיניסטרציה שהעסק שלכם זקוק לו כרגע, אך לעיתים זה גם משום שיותר נוח להתנהל מול עסק שאחראי על תהליך הגיוס, ההכשרה ומגיע עם ידע מזוקק בכל כך הרבה תחומים שקשורים לעולמות האדמיניסטרציה, כגון: התנהלות מול ספקים, לקוחות, ניהול כח אדם, הנהלת חשבונות וגבייה.
אז איך תדעו אם שירותי אדמיניסטרציה במיקור חוץ מתאימים לעסק שלכם?
שירותי אדמיניסטרציה מרחוק לא בהכרח מתאימים לכל עסק, שכן ישנם עסקים שעדיין מתנהלים עם קלסרים ותיקיות (במקום קבצים משותפים ועבודה בענן), יומן פיזי (במקום דיגיטלי) וכי חשוב להם מאוד שברגע שיפתחו את דלת המשרד, יראו אותנו. וזה בסדר. אבל לא כולם כאלה.
לכן הכנו לכם רשימה מדויקת שתאפשר לכם להבין האם השירות שלנו יוכל להתאים לעסק שלכם. שימו לב שלא מדובר ברשימה סגורה, ולכן גם אם זיהיתם פה קמצוץ של חיבור לעסק שלכם, המשיכו לקרוא, זה ישתלם לכם.
בואו לגלות אם השירות שלנו, שירותי אדמיניסטרציה במיקור חוץ, יתאים גם לעסק שלכם;
- אם אתם חוששים מהעסקה ישירה ומעדיפים לעבוד כנגד חשבונית
- אם אתם לא רוצים להתחייב למשרה מלאה כי העסק עדיין בצמיחה
- אם אתם אנשי שטח שלא מצליחים להגיע לכל הפניות במהלך היום
- אם אתם מגיעים לכל האדמיניסטרציה אי שם בשעה 00:00 בלילה
- אם אתם לא מצליחים לעמוד בעומס המטלות הבירוקרטיות של העסק
- אם חשוב לכם לעבוד עם צוות מקצועי, מדויק וכזה שמבין עסקים
- ובעיקר אם הביטוי “שירותי אדמיניסטרציה מרחוק” גורם לכם לזוז באי נוחות
אז… אם אחת מהאפשרויות מעלה גרמה לכם לחייך, אין ספק שאנחנו כבר בדרך הנכונה.
אנחנו מודעות לחששות, לפחדים ואפילו לאתגרים שעלולים לצוף בדרך וזה ממש בסדר לתת להם מקום.
בכל זאת, לחשוף מישהו ליומן, לתהליכי הגביה, למספרים של העסק, לספקים, ללקוחות, להזמנות האהובות עליכם בוולט, כן – זה יכול להיות די מלחיץ 🙂
ויחד עם זאת, תסמכו עלינו שאנחנו נדע איך לקחת את זה מכאן ובכך נצליח להחזיר את התשוקה שלכם לעסק, וזה לגמרי אפשרי גם אם עושים את זה באמצעות שירותי אדמיניסטרציה מרחוק.
וכן, שירותי אדמינסטרציה לגמרי יוכלו להכניס לחיים ולעסק שלך שקט נפשי ותעשייתי.
שירותי אדמינסטרציה יוכלו לגרום לכם לישון בשקט בלילה וזו לא קלישאה, והאמת היא שהפעם הראשונה שהבנו שזה בדיוק מה שאנחנו מספקות היתה כשאלעד אמר לנו את זה בקול רועד והתרגשות גדולה.
כבר היינו עמוק בתוך העסק, “חגגנו” ביחד כמעט חצי שנה של עבודה משותפת והוא העז לשתף אותנו בשקט הזה שנכנס לחיים שלו; השקט הזה שמאפשר לו לאכול ארוחת ערב עם המשפחה מבלי לפתוח את הלפטופ, היום החופשי שהוא הצליח לקחת באמת כבר כמה חודשים ברציפות, העובדה שהוא מפזר את הילדים בבוקר מבלי להצמד לטלפון מהרגע שהוא פקח את העיניים ובעיקר זה שהוא סוף סוף מטפל באנשים ולא מתעסק באותם שירותי אדמינסטרציה שעייפו אותו, אי שם, לפני שנפגשנו.
בום. זה באמת מה שאנחנו מספקות! זה הרבה מעבר לאותם שירותי אדמיניסטרציה במיקור חוץ שאנחנו מתהדרות בהם, זו איכות חיים!
נכון, רוב הלקוחות שלנו זקוקים לאותם שירותי אדמינסטרציה כי הם יודעים שבשעות הללו, שאנחנו ניקח מהם, הם יוכלו לייצר הרבה יותר כסף ובכך להחזיר די במהירות את ההשקעה שלהם; בין אם זה להוסיף עוד סדנה, לקחת עוד ליווי או אפילו למכור עוד שעות ייעוץ, אבל לא כולם כאלה.
יש גם כאלה שכל מה שהם רוצים זה לישון טוב בלילה, לצאת לדייט עם בן או בת הוזג, להיות עם המשפחה, לעשות יותר ספורט או לקחת שיעורי יוגה. כך או כך החזר ההשקעה לא חייב להיות שווה כסף, מסתבר, העיקר שאתם מצליחים כבעלי עסקים להתעסק יותר בליבת העשייה ופחות בדברים שהרחיקו אתכם מהחלום הגדול, וכן, אנחנו מדברות על שירותי אדמינסטרציה.
אנחנו מזמינות אתכם לפנות אלינו לקבלת שירותי אדמיניסטרציה במיקור חוץ
שירותי אדמיניסטרציה במיקור חוץ הם אינם פריווילגיה ואנחנו מקוות שהצלחנו להסביר את זה בצורה הפשוטה והמדויקת ביותר עבורכם, כי כל אחד ואחת מכם יכולים ליהנות מהשירותים שלנו, זה קיים, זה אפשרי וזה לגמרי משנה חיים.
עם ניסיון של למעלה מ – 15 שנים של ניהול משרד ותפעול עסקים קטנים ובינוניים אנחנו יכולות לומר בביטחון מלא – השירות שלנו אמנם עולה לא מעט כסף אך שווה זהב.
אז אם הגעתם אז לכאן, אין ספק שנגענו בכם. איזה כיף לגלות שהעסק שלכם יכול לעשות קפיצת מדרגה מטורפת אם רק תסכימו לקחת שירותי אדמיניסטרציה במיקור חוץ.
כל מה שאתם צריכים לעשות זה לזהות את הרגע הזה, לשים עליו את האצבע וליצור איתנו קשר, אנחנו מבטיחות לקחת את זה מכאן ולעשות את זה הכי מקצועי שאנחנו יכולות.
אנחנו באמת מאמינות בכך שכל בעל ובעלת עסק צריכים להתמקד בדברים שעושים להם טוב, באלה שהם הכי טובים בהם, כי בסופו של דבר, למה פתחנו עסק אם לא ליהנות מהדרך?
שירותי אדמיניסטרציה במיקור חוץ הם פיתרון מצוין לכל מי שניסה לשלב גם וגם לא כל כך הצליח. נכון, זה מפחיד, זה גדול, זה צעד משמעותי לעסק אבל זו הדרך היחידה שלכם לצמוח ולגדול.
אם אתם עדיין מתלבטים, חוששים, רוצים לצאת לדרך אבל לא ברור לכם איך עושים את הצעד הראשון – דברו איתנו, כי אנחנו באמת מאמינות שגם אתם, לא משנה היכן העסק שלכם מתנהל, מה הגודל שלו או מה תחום העיסוק שלכם, תשמחו ליהנות מאותו עולם חדש ומדהים של שירותי אדמיניסטרציה במיקור חוץ.
אודות כותבת המאמר
רותם אלינור ישראלי, עו”ד, יועצת ארגונית ומלווה עסקים קטנים ובינוניים כבר למעלה מ – 15 שנה.
את היכולת שלה לבנות שיטות עבודה ולשפר תהליכים עסקיים היא גילתה בשירותה הצבאי, אותו עשתה במשרד הביטחון במחלקת רכש. מאז שמשה כעוזרת אישית ומנהלת משרד למעלה מעשר שנים במגוון סקטורים שונים במשק.
מגיל 20 (יש שיאמרו מהרגע שנולדה) יודעת להביט מלמעלה, לאתר את האתגרים ולמצוא פיתרון אדמיניסטרטיבי ותפעולי לכל עסק, ובכך להפוך אותם לרווחים יותר, וכן שירותי משרד עושים לה פרפרים בבטן.
בשנת 2017 הקימה את “אני על זה – שירותי משרד לעסקים מבריקים” ומאז, ביחד עם הצוות הנוצץ שלה, הן מצליחות להחזיר את התשוקה והברק לכל לקוחותיהן, על ידי כך שהן מאפשרות להם לעשות את מה שהם באמת טובים בו, להתפנות לעשייה עסקית ובעיקר – לשתות קפה בבוקר מבלי לרוץ למחשב.
