שירותי משרד

ייעול תהליך פיננסי בעזרת עסק שמספק שירותי משרד לחברת סטארטאפ בתחילת דרכה

שירותי משרד הם הרבה מעבר למענה טלפוני ותיאום פגישות, אבל האמת היא שאנחנו אוהבות לתת ללקוחות שלנו לגלות את זה כל פעם מחדש.

ישנם לא מעט מיתוסים על שירותי משרד, העיקרי בהם הוא שמדובר בשירות לעסקים שיכולים לשלם. נכון, זה השירות הזה אינו זול אך מתי בפעם האחרונה בדקתם כמה אתה משלמים על גיוס לא נכון? על הכשרה אינסופית שאינה קוצרת פירות? כמה שילמתם על קנסות למס הכנסה על אי הגשת החומר בזמן, שלא לדבר על ההוצאות ששכחתם להעביר לרואה החשבון ובדיוק בגלל זה שילמתם יותר מידי מיסים?

הדברים האלה עולים כסף, והרבה.
המטרה שלנו היא לעשות לכם חיים קלים. ממש ככה, בלי מניירות מסביב או תזמורת רועשת במיוחד.
ואם בסופו של דבר אתם מוצאים את עצמכם משלמים על טעויות, מפספסים פגישות, בורחים מרואה החשבון שלכם או חוששים לגבות את התשלומים מהלקוחות, יש סיכוי לא רע שההשקעה שלכם בשירותי משרד תחזיר את עצמה די מהר. 

אז איך פגישה אחת מיוחדת וחשובה עשתה סדר מהותי לחברת סטארטאפ, ולמה כדאי לתת למישהו אחר לנהל לכם את העסק, רגע לפני שאתם מרימים ידיים בתוך כל האדמיניסטרציה הזאת?

זה הוא סיפור הצלחה, של אחד הלקוחות המרגשים שהיו לנו; הגיעה אלינו חברת סטארט אפ קטנה עם שני מייסדים וחלומות גדולים והמשיכה הלאה כמטאור עם סניפים בעולם ולמעלה מ – 10 עובדים.

אז תכינו עט ומחברת, אנחנו מתחילים 😁

התבקשנו לספק שירותי ניהול משרד ולהיות שותפות פעילות בניהול הפיננסי של החברה

שירותי ניהול משרד זה הרבה מעבר לניהול יומן ותיאום פגישות.
הרבה פעמים עסקים מגיעים אלינו עם פער גדול בניהול הפיננסי שלהם, וכחלק מהשירותים שלנו תחת מעטפת של שירותי משרד, אנחנו נדרשות לתת להם מענה גם בפן החשבונאי; להקל עליהם, לייצר להם שקט תעשייתי ובעיקר להרים כסף מהרצפה. 

אותה חברת סטארטאפ שיתפה אותנו באתגרים העיקריים: 

• החשבוניות לא תמיד מגיעות לרואה החשבון וזה יוצר בעיית תזרים 

 

• התשלומים לספקים מתעכבים ולא נעים להם להרגיש חייבים כל הזמן

 

• אין להם מעקב על ההוצאות ותשלומי המיסים מפתיעים אותם כל פעם מחדש

 

• ובעיקר – אין להם מושג איך מתנהל תהליך הגבייה, אם בכלל – או במילים אחרות “איפה הכסף?“

כעסק שמספק שירותי ניהול משרד אנחנו רגילות לתת מענה ולהיות גם “על המספרים”, ולכן מבחינתנו לפחות, לא היה ספק בכלל שניקח גם עלינו את הטיפול בנושא הכספי של החברה, וניתן מענה כולל לכל בעיה או אתגר שהחברה הציפה בפנינו. 

בסופו של דבר, כל מנהלת משרד המשמשת כפונקציה יחידה בטח כשהיא מעניקה שירותי משרד ואינה נמצאת פיזית במשרד, צריכה להכיר את כל הנוגעים בדבר ולתת מענה רוחבי לכלל הממשקים איתם החברה באה במגע. 

האמת היא שהשותפים של חברת הסטארטאפ היו קצת בהלם. הם “ניסו את מזלם” לדבריהם ולא חשבו הניהול הפיננסי שאנחנו מעניקות הוא כזה הוליסטי ומקיף כפי שהוצג בפניהם. העניין הוא, שאצלנו זה אחרת. 
נגיעה במספרים, אצלנו ב”אני על זה” זה לגמרי חלק מסל השירותים שמקבל אצלנו כל לקוח.
כן, אנחנו הרבה יותר מרק שירותי ניהול משרד.

כעסק שנותן שירותי משרד ומזכירות אנו מתמודדות עם דילמות עסקיות ויודעות שיש פתרון לכל אתגר, אז החלטנו לכנס פגישה עם כל השותפים בדבר כדי לעבור על התהליך הקיים.

שירותי משרד ומזכירות יכול להשמע מבחוץ משהו מאוד פשוט, בסיסי כזה שכל אחד יכול לעשות בעסק, אבל לא. 
אנחנו ממש משתמשות כשותפות עסקיות בעסק של הלקוחות שלנו, רק כמובן – בלי לגרוף את הרווחים 🙂

כחלק מהתפקיד הרוחבי, אותו אנחנו ממלאות אנחנו מתמודדות לא פעם עם דילמות עסקיות או תהליכים לא יעילים שאנחנו נדרשות לדייק בכל המעטפת הזו שנקראת שירותי משרד, וזה ממש בסדר! 

כי דווקא פה, בדברים שדורשים קצת מעבר לפן הטכני של שירותי משרד ומזכירות, ובעיקר גוזלים אנרגיה, משאבים, כסף וזמן אנחנו נכנסות עמוק יותר לתמונה, גם אם לא תמיד מצפים את זה מאיתנו, כשאנחנו מספרות שאנחנו מספקות שירותי משרד.

היה חשוב לנו לבחון את התהליך לעומקו ולרוחבו ולהבין – 

 

• כיצד החומר לרואה החשבון מגיע בפועל?

 

• מדוע אין מועד קבוע לביצוע תשלומים לספקים? 

 

• למה אין מערכת לניהול תזרים או קובץ ייעודי שישקף תשלומי מיסים?

 

• מי הוא הגורם האחראי להוצאת חשבוניות?

 

• ובעיקר – האם יש בכלל תהליך סדור לתהליכי הגבייה? 

 

נכון, כשמדובר בחברת סטארטאפ זה הופך מאתגר יותר, משום שבדרך כלל מי שמלווה אותה בפן החשבונאי זו חברת הנהלת חשבונות חיצונית, מה שמחייב אותנו לייצר סינרגיה משולשת שמותאמת בין כל הצדדים, בעיקר כשהחברה מאמינה בקבלת שירותי משרד ומזכירות וכאמור – הנהלת חשבונות מרחוק.  

לכן, החלטנו לצאת לדרך ולהביא לידי ביטוי את כל הניסיון שיש לנו בעולם הזה של שירותי משרד לעשרות עסקים, ובעיקר, את יכולות הסדר והארגון שיש לנו בעסק שמעניק שירותי משרד ומזכירות. 

 

בפגישה בחנו את הפערים, האתגרים והבעיות שיש היום (בזום כמובן, בכל זאת אנו מעניקות שירותי משרד חיצוניים 😁)

זה אולי ברור, אבל נחדד לטובת הכלל – עסק שמעניק שירותי משרד חיצוניים מאמין בפגישות בזום 🙂
וכן, זה הרבה יותר פרודוקטיבי ונכון תסתמכו על עסק שכבר למעלה משש שנים מספק, במקצועיות רבה, שירותי משרד חיצוניים.

אני זוכרת את הפגישה הזאת כאילו היתה אתמול, תשעה ריבועים עם מצלמות ומיקרופונים בעלי תפקידים עם משמעות גדולה, הן בחברת הסטארטאפ, הן בחברת הנהלת החשבונות החיצונית וכמובן אצלנו, אלה שמספקות את אותם שירותי משרד חיצוניים. 

המטרה היתה משותפת לכולם – בחינת הפערים, הצפת האתגרים והבעיות כדי שנוכל להגיע לסיבת השורש. 
תוך כדי הפגישה הבנו מה חייב להשתנות, איפה נתקעים תהליכים והיכן נופלים דברים בין הכיסאות. 

אפשרו לכל הצדדים לקחת חלק בדיון החשוב – בכל זאת, שיתוף הפעולה הוא חשוב מנשוא ויכול לסייע לנו לעשות עבודה טובה ומדויקת יותר כשאנחנו מספקות לחברות סטארטאפ, שירותי משרד חיצוניים.

לעיתים בסיטואציות כאלה עלולה להעלות אשמה משום שכל אחד, באופן טבעי, לתחושתו – עושה את העבודה שלו בצורה הטובה היותר. אבל דווקא פה, כשיש כל כך גורמים וממשקים שלוקחים חלק, שיתוף הפעולה, הגדרות התפקיד והאחריות חשובים מכל. 

ואכן, ללא שיפוטיות, ביקורת או אשמה כל אחד מהצדדים הצליח לפתוח את ליבו, מה שאפשר לנו, בסוף הפגישה, לצאת עם מסמך מסכם שאיגד בתוכו תובנות חשובות ומשימות להמשך – 

• עלינו לבנות תהליך הגשת חומר לרואה חשבון שיקל על הנהלת החשבונות – שיגשר על הפערים שעלו בפגישה ובעיקר יתן מענה הוליסטי לכל הצדדים.

 

• יקבעו שני מועדי תשלום לספקים במהלך החודש, ידועים וברורים לכל הצדדים – כך נמנע מעיכוב תשלומים לספקים ונצמצם את הפניות בנושא.

 

• מנהלת המשרד תבחן הטמעת מערכת לניהול תזרים מול ספקים שעוזרים לנו לתת שירותי משרד חיצוניים מצויינים ובכך מאפשרים לנו לתת מענה שלם – שימוש במערכת כזו תאפשר לכל הצדדים “להיות על המספרים” בכל רגע נתון ולהערך קדימה מבעוד מועד.

 

• נצטרך לדייק את הגדרת התפקיד לכל הנוגעים בדבר כך שכל אחד ידע מה האחריות שלו בתהליך – תחומי אחריות מוגדרים מראש יאפשרו לנו להתנהל בין הממשקים בצורה חלקה ויעילה יותר.

 

• יש צורך ליצור תהליך ברור, יעיל ופרודוקטיבי לעניין הגבייה, כולל הגדרת תפקיד, אחריות ודד ליין – מדובר בנקודת החולשה של העסק ולכן, כדי להמנע מתזרים שלילי, החלטנו לבנות תהליך בהיר וסדור כדי שנוכל “להרים הכסף מהרצפה” באופן מיידי.

 

בתום הפגישה ביקשו נציגי הנהלת החשבונות החיצונית להודות לנו; “אנחנו פוגשים הרבה מאוד עסקים שנותנים שירותי משרד חיצוניים” הם אמרו בהתרגשות קלה “אך מקצועניות כמוכן, לא יצא לנו להכיר”. 
איזה כיף היה לסיים את הפגישה עם נימה כזו אופטימית!

יצרנו שיתוף פעולה מוצלח בין החברה שמעניקה שירותים פיננסיים ללקוח שלנו, לבינינו, שאחריות על מתן שירותי משרד וירטואלי (ואמיתי לגמרי!)

שירותי משרד וירטואלי הם פיתרון מצוין עבור עסקים שקצת הלכו לאיבוד בדרך. זה טבעי, זה הגיוני וזה ממש לגיטימי לקחת עזרה ברגע שזה קורה. לעיתים בנקודת זמן הזו החשש מהעסקה הולך וגובר ולכן הפיתרון שלנו – שירותי משרד, יכול להיות מדויק עבורכם בנקודת זמן זו. 

וזה בדיוק מה שקרה לנו עם חברת הסטארטאפ – היא הגיעה אלינו עם חשש גדול ומהר מאוד הצלחנו להחזיר להם את התשוקה והברק. ברגע שהבנו מה האתגרים והצלחנו למצוא מזור לכל פער שעלה – שיתוף הפעולה הצליח, וכולם הרגישו זאת כבר ביום שאחרי. 

כי זה בדיוק מה שקורה לכל לקוח שמקבל מאיתנו שירותי משרד וירטואלי, לא משנה כמה ק”מ מפרידים בנינו – אנחנו חלק אינטגרלי מהעסק כבר ביום הראשון. 

אז מה הם אותם שירותי משרד וירטואלי (ותאמינו לנו שמעניקות אותם מנהלות אותו נשים אמיתיות ולא בוטיות 😁) שחברת הסטארטאפ קיבלה מאיתנו בפועל בזכות אותה פגישה?

• בניית תהליכים לשיפור האדמיניסטרציה הפיננסית

 

• נקבעו מועדי תשלום, גבייה והוצאת חשבוניות עם שיטת עבודה ברורה

 

• מעבר על חוסרים וביצוע גבייה מדויקת לצמצום החובות 

 

• קובץ תזרים ראשוני אותו תחזקה מנהלת המשרד 

 

• שיתוף פעולה פורה ומצליח מול הנהלת החשבונות החיצונית 

 

• ובעיקר – שקט נפשי ותעשייתי.  

 

 

זכרו, ברגע שיש נהלים ברורים, שיטת עבודה, הגדרת תפקיד והאצלת סמכויות – כל אחד יודע מה תפקידו בכוח ומה האחריות שלו. ואם עדין לא ברור לכם, איך אנחנו, כעסק שמספק שירותי משרד וירטואלי לכאורה, יכולות לסייע – דברו איתנו, אנחנו ממש טובות בלייצר סיסטם גם אם מדובר בעסק שמאמין שאפשר גם מרחוק, ליהנות מרמה גבוהה של שירותי משרד 🙂