מנהלת אדמיניסטרטיבית
איך להתמודד עם חששות בעבודה עם מנהלת אדמיניסטרטיבית מרחוק?
מנהלת אדמיניסטרטיבית היא הלב של העסק; היא זו שאחראית על הניהול השוטף של המשרד, על הגבייה, על ניהול היומן ותיאום הפגישות, על ההתנהלות מול הספקים והלקוחות, על כוח האדם ובעיקר – על אותו שקט נפשי ותעשייתי שבעלי עסקים חווים, כשהם יודעים, שיש להם מנהלת משרד מדויקת, שניתן לסמוך עליה בעיניים עצומות.
מערכת היחסים שנרקמת בין אותה מנהלת אדמיניסטרטיבית לבין בעלי העסקים היא מערכת יחסים מיוחדת במינה. נכון, לא כל התחלה היא פשוטה ולא תמיד מדובר באהבה ממבט ראשון, ועם זאת – ברגע שמבינים שמדובר במערכת יחסים שנשענת על יחסי אמון, יושרה, כבוד, שקיפות והערכה – הרבה יותר קל לצאת לדרך.
אחד הדברים החשובים ביותר, רגע לפני שיוצאים לדרך, הוא לבסס את תשתית מערכת היחסים המיוחדת הזו.
להלן מספר צעדים שכדאי לנקוט ברגע שנכנסת לעסק שלכם מנהלת אדמיניסטרטיבית –
- היכרות אישית אמיתית
מאחורי, או יותר נכון לפני כל מנהלת משרד עומדת אישה אמיתית, עם חלומות, שאיפות, רצונות, OCD ודקויות כאלה ואחרות 🙂
אולי יש לה כבר ילדים ומשפחה שהיא גאה בה, ניסיון מקצועי שחשוב לה לשתף אתכם בו וניסיון חיים שכדאי להכיר – בכל זאת, אתם הולכים לעבוד ביחד כל יום.
לכן, מומלץ לתת מקום אמיתי קודם כל להיכרות האישית, לאדם שהיא, לפרסונה שהולכת לייצג ולהוביל את העסק שלכם, הרי עסקים אנחנו עושים עם אנשים – אז כדאי שאלו יהיו האנשים הנכונים.
- תיאום ציפיות
אחד הדברים החשובים ביותר, שלצערי הרבה מאוד מפספסים או פוסחים עליו. תיאום ציפיות זה חובה, אגב לא רק בתחילת הדרך, אלא בכל נקודת זמן שבה העסק מתעצב מחדש.
אם לא תשתפו את אותה מנהלת אדמיניסטרטיבית בקשיים שלכם, בדברים שאתם לא מוכנים לוותר עליהם, בציפיה שלכם לזמן המענה ללקוחות או אפילו בסודות הקטנים האלה שרק אתם יודעים על עצמכם – יהיה לה מאוד קשה להתעלות על ההיכרות השטחית ולהיות צעד אחד לפניכם.
תיאום ציפיות יכול להיות בדברים הפשוטים כמו – “בבקשה לא לשלוח לי הודעות וואטסאפ עם מילה בשורה, אלא הודעה שלמה שתהיה מסודרת וברורה” וזה יכול להיות גם בדברים הגדולים שאינם מובנים מאליהם כמו – “הייתי שמחה לקבל בסוף כל יום מייל מסודר עם המשימות שלי, כדי שלא אשכח לענות לך”.
כך או כך, אנחנו מבינים שכדי שהדבר הזה יצליח – עלינו לעשות כבר בתחילת הדרך תיאום ציפיות כדי לוודא שאנחנו יוצאים לדרך עם מי שמבין מי עומד מולו, כן – ממש כמו בדייט! 😀
- הגדרת תפקיד
בתחילת המסע נזרקים באויר הרבה מאוד מטלות, משימות, תחומי אחריות ומטפים לאותם כיבויי שריפות. זה ברור, זה מובן, זה לגיטימי ויחד עם זאת – עלינו לזכור שדווקא בתחילת הדרך וכחלק מתיאום הציפיות שעלינו לעשות – זה בדיוק הזמן להגדיר את מסגרת התפקיד.
כמובן שהמטרה היא שהתפקיד יגדל ותחומי האחריות יורחבו, אך ישנה חשיבות גדולה להגדרת התפקיד דווקא בהתחלה – הגדרה זו מאפשרת לכל הצדדים להבין מהי מסגרת העבודה ואיך מתחלקת האחריות במשרד מה שמאפשר לעבודה לזרום בפשטות ובקלות, ומעבר לכך – הצבת המסגרת, בטח בהתחלה, באופן טבעי תביא לצמצום הטעויות והכשלים שעלולים לקרות בתחילת הדרך.
- חפיפה והכשרה
מדובר בצעד חשוב במיוחד. עם כל הקושי שבדבר, הסבלנות הנדרשת, הפניות והזמינות – אתם חייבים להיות נוכחים בתחילת הדרך וכמה שיותר. או כמו שאנחנו אומרות ללקוחות שלנו בפגישת הניצוץ הראשונה – “בחודש הראשון אנחנו צריכות אתכן יותר ממה שאתם צריכים אותנו”.
למה? כי רק אתם מכירים את העסק שלכם וסביר להניח שכל שגרות העבודה והתהליכים נמצאים אצלכם בראש, ופתאום לראשונה אתם נדרשים להוריד אותם לקרקע וזה מאתגר – נכון – אבל זה חלק משמעותי מכניסה מוצלחת של מנהלת אדמיניסטרטיבית לעסק שלכם.
אל דאגה, אנחנו יודעות איך לעשות את זה נכון – יש לנו תכנית הכשרה מסודרת, אך קחו בחשבון שעליכם לפנות את הזמן ולהגיע עם נכונות ורצון לחנוך ולהכשיר את מנהלת המשרד שלכם, ואני אדגיש – מדובר אך ורק בכל מה שקשור לעסק שלכם, לדוגמה – מענה ייחודי ללקוחות, תיאום הפגישות וניהול היומן בדיוק כמו שאתם אוהבים, תהליכי הגבייה, הזמנות הרכש, קליטת העובדים וכמובן מערכות ספציפיות וייחודיות לעסק שלכם.
כל עסק מגיע עם ה”אני מאמין” שלו וזה מבורך, רק תשתדלו להעביר אותו הלאה כבר בהתחלה כדי שה – DNA העסקי שלכם יטמע במנהלת המשרד די מהר.
- פגישת סטטוס שבועית
באופן טבעי, בתחילת הדרך, ההתנהלות היום יומית הופכת אינטנסיבית יותר – כל כך הרבה דברים ללמד, להכשיר, להעביר, לשתף – מה שבאופן טבעי משאיר מעט מאוד זמן לדבר שחשוב לא פחות – להביט על התמונה הגדולה, מעבר לכל אותם פרטים קטנים חשובים מנשוא.
ולכן, אנחנו מקפידות ב”אני על זה”, בטח בתחילת הדרך, על קיום פגישת סטטוס שבועית. את הפגישה הזו מנהלת אותה מנהלת אדמיניסטרטיבית שמלווה אתכם, היא אחראית לשים זרקור על משימות ובקשות שדורשות ניהול יותר מעמיק או לוחות זמנים נרחבים יותר – כדי שכל דבר שחשוב לכם – יקבל מענה.
קיום פגישת סטטוס שבועית תאפשר לכם להמשיך לנהל את העסק למעלה ועדין להיות בעניינים – וזה חשוב. לעיתים כשנכנסת לעסק מנהלת משרד טובה, אנחנו עלולים למצוא את עצמנו מורידים רגע מהגז – אז אל. תמשיכו להיות שם, רק במבט על, זה חשוב לעסק וחשוב לכם – כך תהיו בטוחים שמנהלת המשרד שלכם שומרת על הערכים, הרצונות והדיוקים שלכם, ובעיקר – שומרת עליכם ששום דבר לא יפול בין הכיסאות.
ההקדמה הפעם היתה ארוכה, אך היא חשובה. בדיוק כמו כל מערכת יחסים טובה, ברגע שנשקיע בבסיס שלה – גם אם זה לוקח קצת יותר זמן בהתחלה – אנחנו נהיה בטוחים שבנינו פה משהו חזק שיהיה קשה מאוד לערער, וכך, באופן טבעי, מתוך יצירת האמון הנפלאה הזו נולדים דברים טובים וחיוביים שמאפשרים לכם לסמוך עלינו בניהול העסק שלכם.
כן, אנחנו יודעות. הכל טוב ויפה, אבל החששות האלה – יא אללה. איך מנטרלים אותם? אתם מוכנים לצאת לדרך, ברור לכם מה צריך לקרות, אתם כבר רגל וחצי בפנים ומשהו שם עדין לא מתיישב עד הסוף – אל דאגה, אנחנו פה כדי לעזור לכם גם בזה.
בסופו של דבר, גם אם אנחנו מוכנים לתת לזה צ’אנס אמיתי – הגיוני שיעלו לא מעט פחדים ברגע שיוצאים לדרך עם מנהלת אדמיניסטרטיבית, אך גם להם – יש פיתרון. מוכנים? 😀
שום מנהלת אדמיניסטרטיבית לא צריכה להיות חשופה להתכתבויות הפרטיות שלך בוואטסאפ, הגיע הזמן להפריד בין האישי לעסקי וגם להנות מזמן משפחה
מנהלת אדמיניסטרטיבית מקצועית, כזו שמגיעה עם המון ניסיון וכלים תמליץ כבר בהתחלה להפריד בין האישי לעסקי, כדי שתוכלו ליהנות מזמן משפחה.
הרי מי לא מכיר את ההודעות האלה שלקוחות שולחים לנו ב22:00 בלילה רק משום שזה הזמן היחיד שהם הצליחו להגיע לטיוטת ההסכם ששלחתם? ואז מתחילה ההתלבטות הזו, הפחד, החשש – “אם אכנס לוואטסאפ הם יראו שאני מחובר, אבל אני חייב לענות לאישתי, מה עושים?” 🫣אז כזה בדיוק.
הדבר הראשון שאנחנו מציעות ללקוחות שלנו זה להפריד את הוואטסאפ האישי מהוואטסאפ העסקי, זה אולי נשמע מבהיל בהתחלה אבל אין לכם מושג כמה נחת ואושר זה יכניס לכם לחיים כשאותה מנהלת אדמיניסטרטיבית תנהל את הלקוחות שלכם דרך מספר ייעודי שמייצג את העסק שלכם.
חשוב לי להרגיע אתכם, זה ממש אבל ממש לא מסובך – לא ברמת הביצוע ולא ברמה הטכנית, ובכל מקרה אנחנו על זה 🙂
הפיתרון הוא פשוט:
- מזמינים SIM נוסף מכל חברת סלולר – עדיף את זו שנותנת את ההצעה הטובה ביותר, בכל זאת סקר שוק זה לגמרי אנחנו 🙂, ועליו נתקין את הוואטסאפ העסקי.
- מעדכנים באתר וברשתות – זה הזמן לעבור על כל הנכסים הדיגיטלים ולייצר את ההפרדה בדיוק שם, זה המקום הראשון שפוגשים בכם ובפרטי ההתקשרות שלכם, כדאי שנייצר את החיץ כבר פה.
- מעדכנים את הלקוחות הקיימים – זה השלב המרגש ביותר, בכל זאת – אנחנו הולכים להודיע לכל הלקוחות הקיימים שלנו שמעתה בענייני משרד ופיננסים יש לפנות למנהלת המשרד שלכם, זה מרגש! גם בזה אנחנו נסייע לכם, מבטיחות.
- בונים את הוואטסאפ העסקי – נוסיף פרטי התקשרות, קטלוג של שירותים או מוצרים, תמונות, קישור לאתר וכן הלאה – העיקר שהחשבון יראה טיפ טופ!
- מכינים הודעות מתוזמנות – קודם כל למענה ראשוני וכמובן הודעה שתשלח בשעות שאינן שעות הפעילות, סוג של מנהלת אדמינסטרטיבית שעובדת בשבילכם כל העת.
נבנה אותן ביחד כי חשוב לי הDNA העסקי שלכם ימשיך להאיר קדימה, זה השלב אגב שבו מתחילים להרגיש ממש בסדר להיות על הוואטסאפ הפרטי שלנו בשעה 21:00 בערב, ללא חששות מיותרים 😀
נכון, ההתחלה לא תמיד פשוטה, ולנצח ישארו אלה שלא משנה מה – הם ימשיכו לפנות אליכם, אבל איך אומר פתגם סיני עתיק? “הזמן הכי טוב לשתול עץ, הוא לפני 20 שנה. הזמן הבא הכי טוב, הוא עכשיו”. ממש ככה – גם אם שנים אתם עובדים דרך המספר האישי שלכם, זה אף פעם לא מאוחר לעשות הפרדה, וזה אני יכולה לומר מניסיון רב שנים של מנהלת אדמיניסטרטיבית 😁
אל דאגה! מנהלת אדמיניסטרציה לא צריכה גישה אל חשבון הג’ימייל הפרטי שלך, אנחנו עובדות על תיבת Office של העסק שלך כך שנוכל לנהל לך גם את היומן, מבלי להחשף לאירועים הפרטיים שלך
מנהלת אדמיניסטרציה שמגיעה עם ניסיון רב שנים, כבר מודעת לחששות ולאתגרים שעלולים לצוף בתחילת הדרך. העיקרי שבהם הוא החשש מאובדן הפרטיות, שלא לומר – הכניסה של מישהו נוסף לקרביים של העסק. וזה מובן, אבל זה ממש לא כמו שאתם חושבים.
בניגוד לסברות או למה שסיפרו לך, אין שום סיבה שאותה מנהלת אדמיניסטרציה שמנהלת לך את העסק תהיה חשופה לאי-מיילים הפרטים שלך או לאירועים הפרטיים שלך ביומן, לפחות – עד שיוחלט אחרת 🙂
מדובר בפיתרון טכנולוגי פשוט אך כזה שיכול להקל עליך כבר בתחילת הדרך;
אנחנו עובדות על תיבת Office ייעודית עם גישה מוגבלת ליומן, במידה וזו תהיה בחירתך.
הדבר הראשון שתעשה אותה מנהלת אדמיניסטרציה שתצוות לעסק שלך הוא להקים תיבת מייל שישמש אותה לצרכי משרד ופיננסיים אצלך בעסק, במידה ולא קיימת תיבת מייל כזו כמובן.
יד ביד, לאט לאט, נדייק את הגדרות הפרטיות שלך שיתוף היומן שלך, נלמד אותך כיצד להסתיר אירועים מסוימים גם אם ניתנה שליטה מלאה לניהול היומן שלך ובכל מקרה, לא משנה מה – רק מה שיוסכם עליך בפועל, יקרה. אנחנו איתך.
העובדה שיש לך מנהלת אדמיניסטרציה בעסק שאמונה על תיבת מייל המשרד, תאפשר לנו להעמיק את החיץ שאנחנו בונים ביחד בינך לבין הלקוחות, כך שעניינים שלא אמורים להטריד אותך ברמה יום יומית לא יגיעו אליך בכלל ויטופלו עוד לפני שנחשפת אליהם, אין לך מושג כמה זה מנרמל את הסטרס שבעלי עסקים שבויים בו, שלא לצורך.
לגבי היומן, העסק שלך בימיים טובות. אין סיבה ממשית שהוא ימשיך להתנהל על ידך; עם שימוש בצבעים, הקצאת זמן לנסיעות ושריון לו”ז קבוע לתיאומי פגישות, אני יכולה להבטיח לך שהנשימה העמוקה ששכחת איך היא מרגישה, תחזור ובגדול, זו מן תחושת הקלה מיוחדת כזו שרק הלקוחות שלנו יודעים להעריך, ובכן – ככה זה כשיש בעסק מנהלת אדמיניסטרציה.
תפקידו של מנהל אדמיניסטרטיבי הוא גם לתפעל את הרשתות החברתיות שלך, וכן – גם עבור זה נצטרך לקבל גישה מוגבלת
מנהל אדמיניסטרטיבי שיודע לתת מענה הוליסטי לעסקים, יאפשר לך גם להוריד לחץ בגזרת הסושיאל.
אז אם יש לך מלא תוכן, הרעיונות שופעים, הגאנט מלא ביצירתיות אבל שום דבר לא באמת עולה לעמודי הסושיל שלך, כאן אנחנו לגמרי נכנסות לתמונה.
נכון, גם פה יש את החשש מפרטיות והרשאות, אך גם פה יש מענה טכנולוגי פשוט שיאפשר לך לשלוט ברמות ההרשאה שיוענקו לאותו מנהל אדמיניסטרטיבי שיתחזק לך את הנכסים הדיגיטליים, כי הגיע הזמן שהלקוחות שלך יחשפו לכל מה שיש לך להגיד, לספר ולשתף אודות העשייה העסקית שלך.
האתר שלך חייב להיות מעודכן בתכנים שלך ברמה השוטפת, ואם כבר כתבת כל כך הרבה פוסטים ושמרת אותם באיזה קובץ וורד נידח, זה בדיוק הזמן לנקות ממנו את האבק.
אנחנו סמוכות ובטוחות שנמצא את הדרך לסייע לך גם בגזרת החשבונות הפרטיים.
יש לנו כל כך הרבה רעיונות ונסיון בעולמות הללו, שגם בפלטפורמות הבעייתיות יותר נוכל להעניק לך שקט חלקי, מבלי לקבל הרשאה מלאה לאותה מנהלת או מנהל אדמיניסטרטיבי.
הגישה לחשבון הבנק ולכרטיס האשראי מאפשרת לאותה מזכירה אדמיניסטרטיבית לשלם לספקים, לדעת מתי להוציא חשבוניות, לוודא שיש מספיק כסף למשכורות או להאיץ תהליכי גבייה
מזכירה אדמיניסטרטיבית היא הרבה מעבר לניהול יומן ותיאום פגישות. אם הגעת אלינו, אז כבר ברור לך שאצלנו ניתן לקבל מענה שלם בכל הנוגע לפן הפיננסי של העסק שלך. גם פה, אפשר לסמוך עלינו – הפרטיות שלכם היא מעל הכל מבחינתנו.
אז איך נגרום לזה לקרות?
- גישה לחשבון הבנק – יש אפשרות להעניק לאותה מזכירה אדמיניסטרטיבית שתצוות לך, גישה לצפיה בלבד, בלי יכולת לגעת בכסף בפועל אם כרגע זה החשש העיקרי שלכם, גם בגזרת הצפיה ניתן להגדיר מול חשבון הבנק מה רמת החשיפה, אם בכלל. אם בכל זאת תחליטו שלא להעניק גישה כלל, נדאג לקבל מכם רשימת העברות מסודרת בצורה שגרתית כדי להוציא חשבוניות ללקוחות בזמן.
- משתמש נפרד למערכת הוצאת החשבוניות – כל מערכת הנהלת חשבונות שמכבדת את עצמה מאפשרת לך לפתוח משתמש נוסף עם הגבלות בדבר ההרשאות של החשבון, כך שאם חשוב לך שבתחילת הדרך לא נחשף למספרים מקצה לקצה, אנחנו איתך. זה אפשרי.
- נוהל שימוש בכרטיס אשראי – כבר נתת לנו את פרטי האשראי אך החשש עדיין מקנן שם? אל דאגה, נפנה לחברת האשראי ונבקש מהם להודיע לך בהודעת SMS אודות כל חיוב, כך נוכל לוודא שהחששות שלך יופחתו וכמובן להיות עם אצבע על הדופק במידה והכרטיס יפרץ או חלילה יגנב.
תשלום בזמן לספקים, ניהול מערך הגבייה, העברת משכורות ומעבר על כרטיסי האשראי יאפשרו לך, בסופו של דבר, להגדיל את שורת הרווח. החששות מובנים ומוצדקים ויחד עם זאת, ניתן לסמוך עלינו לגמרי שיש לנו את הדרך לאפשר להם להתפוגג וליהנות מהשירות מקצועי של מזכירה אדמיניסטרטיבית.
לסיכום,
היה חשוב לנו לתת מענה לחששות העיקריים שעולים כשחושבים עלינו כפיתרון מצוין לניהול המשרד, אנחנו למודות ניסיון ובעלות היכולת להתמודד עם כל אתגר כזה או אחר, בין על ידי פיתרון טכני פשוט ובין באמצעות חיזוק הקשר, האמון והביטחון של מערכת היחסים בין בעלי העסק לבין הלב האמיתי של העסק, מנהלת אדמיניסטרטיבית.
אודות כותבת המאמר
רותם אלינור ישראלי, עו”ד, יועצת ארגונית ומלווה עסקים קטנים ובינוניים כבר למעלה מ – 15 שנה.
את היכולת שלה לבנות שיטות עבודה ולשפר תהליכים עסקיים היא גילתה בשירותה הצבאי, אותו עשתה במשרד הביטחון במחלקת רכש. מאז שמשה כעוזרת אישית ומנהלת משרד למעלה מעשר שנים במגוון סקטורים שונים במשק.
מגיל 20 (יש שיאמרו מהרגע שנולדה) יודעת להביט מלמעלה, לאתר את האתגרים ולמצוא פיתרון אדמיניסטרטיבי ותפעולי לכל עסק, ובכך להפוך אותם לרווחים יותר, וכן שירותי משרד עושים לה פרפרים בבטן.
בשנת 2017 הקימה את “אני על זה – שירותי משרד לעסקים מבריקים” ומאז, ביחד עם הצוות הנוצץ שלה, הן מצליחות להחזיר את התשוקה והברק לכל לקוחותיהן, על ידי כך שהן מאפשרות להם לעשות את מה שהם באמת טובים בו, להתפנות לעשייה עסקית ובעיקר – לשתות קפה בבוקר מבלי לרוץ למחשב.
