שירותי משרד במיקור חוץ: מעטפת מלאה של ניהול משרד ותפעול העסק, 360 מעלות
את מובילה עסק מצליח, אבל מרגישה שאת לבד במערכה? אתה עצמאי ש"טובע" במנהלה ומבזבז זמן יקר על מטלות משרדיות? זה הזמן לעשות את המעבר מעבודה ביצועית לניהול נטו, ולהעניק לעסק שלך דחיפה אמיתית קדימה – עם כל היתרונות.
הצוות שלנו ב"אני על זה" מספק שירותי משרד במיקור חוץ – מעטפת ניהול משרד ותפעול 360 מעלות (OnlineOffice Management). המטרה שלנו היא להעניק לך שקט נפשי ולפנות עבורך זמן יקר, מתוך הבנה שכשאנחנו "על זה", אנחנו על ה-כ-ו-ל. הצוות שלנו מיומן בביצוע כל הפעולות הנדרשות לניהול משרד ואדמיניסטרציה: אנחנו לוקחות על עצמנו מגוון רחב של ביצוע משימות, עם כל תשומת הלב הנדרשת, ומסדרות לך זמן פנוי יקר ערך – כדי לנצל את שעות העבודה שלך לקידום ופיתוח העסק, כמו שתמיד חלמת.
למה העסק שלך חייב שירותי משרד במיקור חוץ?
כל עסק הנמצא בתהליך צמיחה, מגיע לנקודה שבה בעל העסק הופך להיות "צוואר בקבוק". כל הפעולות הנדרשות לצורך ניהול אדמיניסטרטיבי תופסות זמן רב, והרי יש גבול למה שאנחנו, בעלי עסקים קטנים, מסוגלים לעשות בעצמנו מבלי "להתפזר". כי כשעליך להשקיע תשומת לב בכל המעטפת המנהלתית, זה בא על חשבון ההשקעה שלך בליבת העסק – אסטרטגיה, שיווק, פיתוח עסקי, קיום פגישות – כל משימה שנדרשת מצידך כדי לקדם הצלחה עסקית.
המעבר לעבודה עם שירותי משרד חיצוניים מאפשר לך לשחרר את כל המטלות השוטפות וכל הפעולות הטכניות שגוזלות המון זמן: ניהול יומן, תיאום פגישות, ניהול הוצאות, ניהול הזמנות או שירות לקוחות. במקום להשקיע זמן רב בהתעסקות עם כוח אדם, חיפוש מזכירה אישית, ביצוע ראיונות, והוצאות קבועות כמו הקמת עמדת עבודה, תשלום ביטוח לאומי, דמי הבראה, ימי מחלה וחופשות – שירותי אדמיניסטרציה במיקור חוץ מספקים לך עבודה נטו. אנחנו דואגות לכל משימה, כדי שתוכל להתפנות למה שחשוב באמת, עם ראש שקט. כי ב"אני על זה", אנחנו בול על זה.
מהם שירותי משרד במיקור חוץ ב"אני על זה", ומה הם כוללים?
אנחנו לא חברת השמה, אלא צוות נשי של כ-20 מנהלות משרד מקצועיות, טכנולוגיות ואוטודידקטיות. כולנו בעלות ניסיון רב בניהול משרד לעסקים בסדרי גודל שונים, ולכולנו חשוב לספק לבעל העסק את החבילה המושלמת – כזאת שכוללת יכולות סופר-גבוהות בביצוע משימות ניהוליות וביישום תהליכי העבודה, יחד עם זמינות גבוהה, יחס אישי ובעיקר מענה מקצועי מדויק המותאם לצרכים הספציפיים. סל השירותים המורחב שלנו כולל:
- מחלקת משרד ותפעול: ניהול יומנים מורכבים, תיאומי פגישות, ניהול נסיעות לחו"ל (טיסות, מלונות, לו"ז), אדמיניסטרציה שוטפת לבעל העסק, כל שירותי המשרד שצריך לניהול אדמיניסטרטיבי תקין - ובעצם, כל דבר שנגדיר ביחד איתך כחשוב לתפעול הניהולי השוטף.
- מחלקת כספים אדמיניסטרטיבית: שירותי גבייה מול לקוחות, הפקת חשבוניות ממוחשבות, איסוף וריכוז חשבוניות, מעקב אחר הוצאות והכנסות, הכנת חומרים מלאה להעברה אל רואה החשבון בסוף חודש. הערה חשובה: השירות הוא טכני-ניהולי ולא ייעוץ עסקי או שירותי ניהול חשבונות. אנחנו מהוות גשר בין המשרד שלך לבין רואה החשבון וצוות הנהלת החשבונות - כדי לשחרר אותך, כבעלים של העסק, מהמטלה הזאת.
- ניהול לקוחות ומסע לקוח: ניהול קשרי לקוחות ומתן תשומת לב מרבית לכל לקוח תוך הקפדה על יחס אישי, טיפול ראשוני בלידים נכנסים, ליווי הלקוחות בתוך "מסע הלקוח" בעסק, מתן מענה וביצוע פולו-אפ להצעות מחיר.
- תחזוקת נכסים דיגיטליים: עדכון תכנים באתר האינטרנט, העלאת תכנים לרשתות החברתיות (ניהול טכני של חומרים מוכנים) ותחזוקה שוטפת של חשבונות העסק בסושיאל מדיה.
מה התהליך שנעבור ביחד?
שירותי משרד מוצלח ב"אני על זה" מורכב משלבים ברורים שנועדו להוריד ממך את העומס :
שאלון אפיון
זה הזמן להרשות לעצמך לגדול.
שנדבר?
למי השירות שלנו מתאים?
השירות שלנו מתאים למי שמחפש שותפות לדרך ולא רק "פקידה", ופתוח לשינוי וייעול תהליכים באמצעים דיגיטליים. הלקוחות המדויקים שלנו הם:
- חברות סטארט-אפ.
- סוכנויות דיגיטל.
- בעלי מקצועות חופשיים כגון יועצים, עורכי דין, מהנדסים, קבלני תשתיות וכדומה.
- עסקים של "איש אחד" המצויים במגמת צמיחה.
מהם היתרונות של שירותי משרד במיקור חוץ, עם "אני על זה"?
הניסיון רב של שם החברה והעומדת בראשה, רותם ישראלי, עו"ד ויועצת ארגונית :
"מוח כוורת"
גמישות טכנולוגית
אנחנו אוטודידקטיות, לומדות מהר ולבד, כך שבתוך זמן קצר נשתלב במערכות הקיימות שלך. איתנו, הלקוח אינו כבול לעולם למערכת אחת, ואין צורך להחליף כלום בשבילנו – אנחנו מסתדרות עם כל דבר, כל פעם מחדש.
שקיפות מלאה
בונוס - "פגישת הברקה"
כמה עולה שירותי משרד?
התשלום מבוסס על היקף השירותים שאתם צורכים בפועל, ללא התחייבויות להוצאות כבדות.
- מודל עבודה: בנק שעות חודשי (מינימום 15 שעות).
- עלות שעתית: 170 ש"ח + מע"מ (נכון להיום).
- מדיניות: אין צבירת שעות מחודש לחודש.
- שעות פעילות: ימים ראשון - חמישי בין השעות 9:00 עד 16:00.
איך ליישם שירותי משרד במיקור חוץ בצורה אידאלית לעסק?
קבלו שלושה טיפים מובילים:
אל תזרקו את המפתחות ותיעלמו
אנחנו שותפות שלך, ולכן אנחנו צריכות אותך איתנו בחפיפה כדי שנוכל להטיס את העסק שלך קדימה. אל דאגה, אנחנו לומדות מהר ומיישמות מצוין.
תנו לנו לתעד הכול
אפשרו לנו לבנות עבורכם את "ספר ההפעלה" (User Manual), כדי שהידע הארגוני יישאר תמיד בעסק ולא אצל בן אדם אחד. כך, דבר לא יילך לאיבוד, ויישמר רצף ניהולי ותפעולי נכון לאורך שנים, ללא תלות בבעל תפקיד כזה או אחר.
הגדירו גבולות גזרה
שאלות ותשובות בנושא שירותי משרד במיקור חוץ
הייעוץ העסקי (THE SHE-IFT) הוא תהליך שבו אנחנו בונות את האסטרטגיה, התשתיות ו"ספר ההפעלה" של העסק שלך. שירותי ניהול המשרד הם בעצם הזרוע המבצעת של שירות הייעוץ העסקי: הצוות שלנו לוקח על עצמו את התפעול השוטף בפועל ואת כל המעטפת הניהולית-תפעולית, אולם מבלי להיכנס לתחומי הליבה של העסק. רבים מלקוחותינו מתחילים בייעוץ כדי "לעשות סדר", ואז ממשיכים וממשיכות איתנו לליווי שוטף, שבו אנחנו הופכות להיות המטה הניהולי של העסק.
לא. השירות שלנו הוא טכני-ניהולי, או כמו שאנחנו אוהבות לקרוא לזה – אדמיניסטרציה פיננסית. אנחנו מבצעות הפקת חשבוניות ממוחשבות, שירותי גבייה, איסוף וריכוז חומרים, ומכינות את כל המידע להעברה אל רואה החשבון בסוף החודש; אך אין מדובר בשירותי הנהלת חשבונות פורמליים או בשירות ייעוץ עסקי.
היתרון הגדול שלנו הוא "מוח הכוורת". צוות מקצועי של 20 בנות המגבות זו את זו, גם באופן מעשי וגם ברמת הידע ופתרון בעיות. אם יש שאלה מקצועית או תקלה טכנית – תמיד יש מי שיודעת את התשובה בתוך דקות, ואם לא די בכך – יש פה צוות מטה שלם, שמלווה אותך ואת מנהלת המשרד שלך בכל רגע נתון.
ממש לא. אנחנו גמישות טכנולוגית ונשתלב במערכות ה-CRM וניהול הלקוחות הקיימות שלך. כמובן שנמליץ על שיפורים, במידת הצורך, אבל לא נכריח אותך להחליף דבר.
ניתן לבצע יצירת קשר מהירה דרך הטופס באתר. נשמח להכיר אותך ואת העסק, לבדוק התאמה הדדית ולגלות ביחד איך שירותי ניהול משרד במיקור חוץ יכולים לשנות את פני העסק שלך – ורק לטובה.