שירותי משרד מרחוק

חמישה דברים שכדאי לקחת בחשבון, רגע לפני שהולכים על שירותי משרד מרחוק

שירותי משרד מרחוק – IN, רדיפה אחר הזנב של עצמי – OUT!

בכל העסק מצליח מגיע השלב הזה שבו מתחילות התהיות – האם העסק רווחי? מצליח? מתקדם? מה עם עובדים? למה הגבייה לא נעשית? למה יש כל כך הרבה כסף בחוץ, ואיך זה שרציתי לצאת לעצמאות ובסוף מצאתי את עצמי במרדף אין סופי אחר השוטף של המשרד?

הנקודה הזו, היא ממש ריאלית. כן כן, גם אם מרגיש לכם שאתם היחידים שמרגישים ככה – אני יכולה להבטיח שאין זה המצב, להפך – באופן טבעי בכל פעם שנרצה לגדול קצת יותר נתחיל לשאול את השאלות הללו, וברגע שנפסיק, אגב, אז יגיע הזמן לדאוג 🙂

בטח סיפרו לך על האופציה של שירותי משרד מרחוק, אולי אפילו המליצו לך על מישהי ממש טובה אבל איכשהו עמוק בפנים אתה לא באמת יודע אם זה מתאים לעסק שלך, או אולי אין לך מושג איך להתמודד עם חששות בעבודה עם מנהלת אדמיניסטרטיבית מרחוק…

כך או כך זה הרשתי לעצמי, עם כל הניסיון העצום שצברתי בניהול והובלה של עסקים שמקבלים מאיתנו שירותי משרד מרחוק, לגלות לך מה זה באמת אומר, ומה כדאי לקחת בחשבון רגע לפני שיוצאים לדרך. 

1. לפני הכל, חשוב לוודא שהעסק שלכם יכול לעבוד עם שירותי משרד מרחוק       

שירותי משרד מרחוק לא מתאימים לכל אחד. הנה, כן, אמרתי את זה. 

יש היום, עדיין, לא מעט עסקים ומשרדים שזקוקים לניהול משרד IN HOUSE מכל מיני סיבות – קבלת אורחים והאירוח שלהם (החל משלב אישור הכניסה והחניה ועד סידור חדר חדר הישיבות), עבודה על מערכות שלא ניתן להתחבר אליהן מרחוק, צורך בניהול ניירת פיזית ושימוש בקלסרים ועוד. 

אז איך תדעו שהעסק שלכם מסוגל לעבוד עם שירותי משרד מרחוק?

האם ניתן להתחבר מרחוק למערכות עליהם העסק שלכם מושתת? 

הדבר החשוב ביותר בעבודה עם שירותי משרד מרחוק זה לוודא קודם כל, שמי שאמור להיות אמון על העסק שלכם – יוכל להתחבר מרחוק למערכות, ללא בעיה, עיכוב או תנאים מיוחדים. 

ולכן, במידה והנכם עובדים עם מערכות מוצפנות או כאלה שלא ניתן להתחבר אליהן מרחוק – אני מודה, זה עשוי להיות בעייתי. כמובן שכל מקרה לגופו, אך באופן טבעי מטרת העבודה עם שירותי משרד מרחוק היא לייעל את העבודה ולא להקשות, ולכן חשוב לבדוק שזה לא מעכב את התהליך. 

באופן טבעי, יותר נכון לעבוד עם שירותי משרד מרחוק כשהחיבור למערכות של העסק שלכם מתבצע בקלות מרחוק, שניתן להתממשק אליהן ללא בעיה ובכך לקחת מכם את המשימות שאתם לא מסוגלים עוד לעשות 🙂

האם אתם עובדים עם יומן דיגיטלי ומערכת הנה”ח ממוחשבת? 

דבר נוסף וחשוב מאוד זה האופן שבו אתם עובדים עם היומן שלכם ואיך אתם מנהלים את הפן הפיננסי של העסק. כמי שמספקות שירותי משרד מרחוק עלינו להיות חשופות ליומן שלכם בכל רגע נתון ולהיות מסוגלות לנהל את הלו”ז מבלי להיות תלויות בווידוא כזה או אחר.

אותו הדבר בפן הפיננסי – אני רוצה לדעת שאני מסוגלת לראות את ההכנסות, ההוצאות וכמובן שתהיה לי את האפשרות להנפיק חשבוניות און ליין ובכך להיות “על זה” בנושא הגבייה. 

ולכן, במידה ואתם עדיין מסתובבים עם יומן פיזי רחמנא ליצלן (😀) ולא פתוחים לאפשרות לעבור ליומן דיגיטילי – סמכו עלי, וותרו מראש על השירות הזה.

זכרו תמיד שמטרת העבודה עם שירותי משרד מרחוק זה לייעל את העבודה ולא להקשות עליה – שזה אומר שאם עליי ליצור איתך קשר לפני כל תיאום פגישה או ניהול לו”ז כדי לוודא שניתן לתאם את הפגישה – זה פשוט לא יעבוד. 

כמובן שאם אתם עדיין מסתובבים עם פנקס חשבוניות בשטח, לא דואגים לקבל את ההוצאות במייל ולא מנהלים מעקב אחר תזרים העסק ולא פתוחים לבצע את המעבר הדיגיטלי הזה – אני שוב אמליץ לכם לשחרר כרגע ולא ללכת על שירותי משרד מרחוק. 

האם אתם עושים שימוש בענן ועובדים על קבצים משותפים? 

כשמחליטים לעבוד עם שירותי משרד מרחוק, כדאי מאוד לוודא שניהול הקבצים והעבודה השוטפת מתנהלת על ענן וירטואלי שמאפשר לשמור ולגבות את החומר העסקי תוך אפשרות לגשת אליו מכל מקום בעולם, לעבוד על קבצים משותפים ובכך לערוך מבלי להסתכן בדריסה של קבצים. 

במידה והניירת חוגגת אצלכם במשרד, אתם מכורים לקלסרים, שמרדפים, חוצצים וכאלה וממש טוב לכם עם זה – מעולה! זה קסום בעייני וכל עוד זה עובד לכם – מצוין. עם זאת, אם לא תהיו פתוחים לבצע את הדיגיטציה הזו, אז כן – בדיוק, שחררו את מי שממליץ לעם לעבוד עם שירותי משרד מרחוק 😉

2. כשמחליטים ללכת על שירותי ניהול משרד מרחוק,חשוב לזכור שאתם נדרשים לקחת חלק משמעותי בתהליך החפיפה הן בזמינות והן בנכונות שלכם

ניהול משרד מרחוק נשמע לא מעט פעמים מאוד מגניב, חדשני, כזה שאולי ניחן ביכולות וכישורים שמאפשרים להשתלט על העסק שלך בין לילה ולהבין מה קורה שם, אבל לא 😀

דווקא בעבודה מהסוג הזה של ניהול משרד מרחוק נדרשת זמינות ונכונות גבוהה יותר מהצד שלכם לחפוף את מנהלת המשרד הנכנסת, שכן בסופו של דבר, מטרתה להעניק שירותי משרד מרחוק וכפועל יוצא מזה, בניגוד לימי קדם בהם החפיפה היתה מתנהלת במשך חודש שלם צמוד אחד לשני, פה המטרה היא לצמצם את זמן ההכשרה ולכן היא צריכה להיות קפדנית יותר, מסודרת יותר ובעיקר – מדויקת יותר. 

אל דאגה, אף אחד לא מצפה מכם לדעת להעביר את כל החומר שיושב אצלכם בראש במקרה הטוב, אנחנו דואגות לזה ובעלות הידע, הניסיון והמומחיות לקלוט עסק שמקבל מאיתנו שירותי ניהול משרד מרחוק, אז למה כן אנחנו מצפות?

נכונות וזמינות

קחו בחשבון שעליכם להיות נכונים וזמינים לתהליך שעשוי לקחת בין חודש לחודשיים, תלוי במורכבות העסק. מה זה אומר בפועל? לפנות לפחות שעה ביום (בטח בשבוע הראשון) לזמן לחניכה, הכשרה, למידה ובעיקר למפגשי הזום (בכל זאת, מדובר בשירותי ניהול משרד מרחוק) שבהם תועבר ה”תורה של העסק שלכם”, כן, זה דורש זמן – אבל ככל שזה יהיה מדויק ונכון יותר – כך נוכל לשחרר אתכם מהר יותר מהתסכול שבו אתם עלולים להמצא 🙂

פתיחות וסבלנות

זכרו – מאחר ומדובר בשירותי ניהול משרד מרחוק, תדרש מכם פתיחות וסובלנות מקסימלית בתהליך לשאלות מורכבות יותר (לנו נגיד חשוב להבין את הלמה לפני האיך) ולעיתים גם חודרניות יותר (כמו – “למה אתה מוציא חשבונית מס ולא עסקה?”). ככל שתהיו פתוחים לשאלות שלנו, סבלניים למערכת היחסים שנבנה ביחד וסקרנים לדרך שנביא איתנו (בכל זאת, יש לנו ניסיון  עצום בייעול עבודת ניהול המשרד) זה הולך להיות מדהים! 

חשיפה ושיקוף מקסימלי

החשש מלהעביר למישהו אחר את הDNA של העסק (בטח כשמדובר במעבר לשירותי ניהול משרד מרחוק) הוא לגיטימי ויש לו המון מקום! ולכן, נמליץ בהתחלה להתחיל ממה שיותר קל לכם לשחרר. יחד עם זאת, זכרו שלא משנה באילו תחומי אחריות מדובר – תדרשו לחשוף ולשקף את הדברים בצורה אמיתית ומקסימלית – ככל שנקבל יותר פרטים, דיוקים ודוגמאות – התהליך יקל עלינו לקבל את השרביט שיועבר אלינו (ואנחנו ממש הולכות לשמור עליו!). 

אני מקווה שלא הלחצתי אותך יותר מידי, אבל היה חשוב לי לשים את הדברים על השולחן. 

על אף העובדה שאנחנו בעלות כישורים, יכולות וניסיון פנומנלי – עדיין לא זכינו ביכולת לקרוא את העסק שלך בעיני רנטגן, ולכן חשוב לי שתקחו בחשבון את האחריות המצופה מכם ביום שתחליטו ללכת על ניהול משרד מרחוק.

3. אל תשכחו לוודא שמי שהולך לספק לכם שירותי מזכירות מרחוק, ידאג לקיים איתכם פגישת סטטוס שבועית כדי לוודא שהכל מתנהל לשביעות רצונכם.  

שירותי מזכירות מרחוק הינו שירות שמחייב את נותן השירות להיות שם בכל סיטואציה, אך בעיקר ברגעים הפחות זוהרים של מערכת היחסים שאתם תבנו ביחד. 

אז אם טרם התחלתם לחפש את הספק הנכון שיעניק לכם שירותי משרד מרחוק, אני ממליצה לכם לוודא שיש לכם למי לפנות במידה ודברים לא קורים כמו שהבטיחו לכם. זה לגיטימי אגב, אנחנו אנשים בשר ודם וטעויות קורות – השאלה אם יש למי להציף אותן ומה הצד השני עושה ברגע האמת. 

במידה ובחרתם ללכת על ONE WOMAN SHOW שמספקת שירותי מזכירות מרחוק, וודאו שהיא מאמינה בפגישת סטטוס שבועית, בבקרה ובשיפור מתמיד. מישהי שיודעת לצאת מהשוטף, להרים את הראש ולשבת איתך על העסק ועל אבני הדרך הגדולות, הפרויקטים הגדולים והחלומות שזרקת לה אי שם בשיחת ההתעניינות הראשונית – זה ממש חשוב!

אם תשאלו אותי, זה אחד הערכים שמובילים אותנו ב”אני על זה”. פגישות הסטטוס השבועיות הללו, בטח בתחילת הדרך יוצרות סדר, שקיפות, תיאום ציפיות ותקשורת רציפה ובריאה אבל בעיקר – מצילות סיטואציות שעלולות להתדרדר למשברים מיותרים. 

בפגישות הללו אנחנו מצליחות להרים לא מעט כסף מהרצפה, להציל פגישות שכמעט בוטלו בשל דאבל בוקינג ולא פחות חשוב – לקבוע “העתקת קו” לחברת האינטרנט של הלקוח שלנו, שקצת שכח לעדכן אותנו שהוא עובר דירה 🙂כי דווקא למי שמספק שירותי מזכירות מרחוק, ברור יותר מכל חשיבות הפגישות הללו וחיזוק הקשרים הבינאישיים עם הלקוחות שלנו. 

ועוד טיפ קטן ממני אליכם, לא פחות חשוב – גם אם אתם אנשי שטח או מאוד עסוקים, וודאו שיש לכם את הזמינות והפניות לעלות לפגישת סטטוס שבועית, לוודא שהדברים מתנהלים בדיוק כמו שציפית, להיות על המספרים, לקבל דיווחים מלמעלה ובעיקר – לשלוט בסיטואציה ולא להוריד את הרגל מהגז, לא משנה כמה טוב אותו שירותי מזכירות מרחוק.

4. אולי תתפלאו לגלות אבל גם מזכירה מרחוק צריכה לחיות את העסק שלכם מבפנים ולתת הצעות ייעול מדויקות

“מזכירה מרחוק” הוא מונח שלעיתים עלול להצטייר כמישהי חיצונית שרק באה לסמן “וי” על משימות וללכת. 

אבל האמת היא, שבשוק יש מגוון רחב של עסקים המעניקים שירותי משרד מרחוק ברמה מאוד גבוהה והתפקיד שלכם הוא למצוא את הקסם הנכון לעסק שלכם. 

אנחנו ב”אני על זה” מאמינות בייעול, שגרות עבודה וניהול תהליכים. אנחנו לא מסוגלות לעבוד בתוך בלאגן וחייבות להרים כסף מהרצפה, זו האהבה הגדולה שלנו. וכן, גם מזכירה מרחוק מסוגלת לראות את הפערים הללו ולאפשר לעסק שלך לתפקד בצורה טובה יותר, גם אם היא לא יושבת פיזית אצלך במשרד. 

ההמלצה שלי אליכם היא ללכת על עסק שיודע להעניק רמה גבוהה במיוחד של שירותי משרד מרחוק, כלומר – מישהי עם ראש גדול, יצירתית, בעלת ניסיון בפיתרון בעיות ויכולת ראיה מרחבית עסקית ותהליכית. אם יש לכם ספק בכך – הרגישו בנוח לשאול אותה אודות תהליכי חוצי ארגון שעשתה (כן, גם בעסק קטן זה רלוונטי), כך תדעו אם מי שעומדת מולכם תעשה את העבודה, או הרבה מעבר. 

חשוב לציין שכדי שתוכלו לקבל את כל הטוב הזה, את הצעות הייעול הללו והיכולת לזקק את התהליכים אצלכם בעסק בצורה הטובה ביותר – עליכם להיות, כמובן, פתוחים לכך, לרצות לקבל ביקורת ופידבק תמידי כדי שהדבר הזה יצליח, אבל כן – בשביל זה אתם חייבים למצוא קסם של מזכירה מרחוק 🙂

5. אם כבר הסכמתם לנסות את עולם שירותי המשרד מרחוק, חשוב שתבינו שזה מסע ולא פחות חשוב – תוודאו שאתם מוכנים לצאת אליו בלב שלם ונפש חפצה.

שירותי המשרד מרחוק יכולים לעשות פלאים לעסק שלכם, אבל עזבו את העסק – זה יכול לעשות פלאים לכם! לשחרר אתכם מהמרדף הבלתי נגמר הזה, מלחמת ההתשה, עייפות החומר ועוד פנינים כאלה ואחרים שהגיע הזמן להפטר מכם. 

והכל, בתנאי שתהיו פתוחים באמת לקבל את שירותי המשרד מרחוק על כל גווניו; תבינו מראש את האתגרים שעלולים להיות, מה נדרש מכם בתהליך והאם אתם באמת מוכנים לבנות פה מערכת יחסים שדורשת קצת יותר בהתחלה – אבל כל כך שווה את זה להמשך הדרך 🙂

אני יכולה להבטיח לכם, שהעסקים שעשו את אותו SHIFT פנימי והחליטו שהם מוכנים לצאת למסע הזה, לדרך הקסומה הזו ולהכנס לעולם אחר לגמרי ממה שהם הכירו עד היום, עולם שירותי המשרד מרחוק – עם כל מה שנדרש ונדרש – הרוויחו לאורך זמן, לא רק כסף – אלא בעיקר שקט נפשי שמאפשר להם לשלב בין העסק לחיים עצמם, אחרת מה כל זה שווה?  

אני יודעת שאולי ביאסתי חלק מכם אבל גם בטוחה שדייקתי בכם חלקים שהיו בהם לא מעט סימני שאלה. נכון, ללכת על שירותי משרד מרחוק זה לא עניין של מה בכך, אבל ברגע שמוכנים לקחת את הכל בחשבון וללכת על זה – אין שום סיבה שזה לא יצליח. וכן, ברור שממש נשמח לצאת איתך לדרך, לדאוג לך ולעסק שלך ולהעניק לך שירותי המשרד מרחוק.