שירותי משרד לעסקים

החלטת לקבל מאיתנו שירותי משרד לעסקים?
ככה בדיוק נבחר לך את מנהלת המשרד

שירותי משרד לעסקים, בניגוד למה שפעם היה נהוג לחשוב, אינם מותרות, אלא ממש צורך בסיסי ומשמעותי
של בעלי עסקים רבים שהולכים לאיבוד בתוך כל האדמיניסטרציה, החשבוניות, העובדים, הספקים והלקוחות 😉

אחד הדברים שיכולים לערער בעלי עסקים בקבלת ההחלטה הזו, הוא החשש ממי זו תהיה, מי מנהלת המשרד שתכנס לתוך העסק? האם היא תתאים? האם יהיה בנינו חיבור? האם היא תבין מה אני רוצה? ואם לא – האם יש מה לעשות? הרי הדבר האחרון שבא לכם לעשות זה לצאת למסע גיוס מחדש… 

אז כן. בתור עסק שמעניק שירותי משרד לעסקים, גם עם זה אנחנו יודעות להתמודד וגם לזה אנחנו מסוגלות לתת מענה, ולכן המאמר הזה ראה אור יום – כדי לעזור לכם לקבל את ההחלטה העסקית הטובה ביותר שתוכלו לקבל, עם מינימום ספקות ומקסימום התרגשות!

“אחד הדברים הראשונים שחששתי מהם זה שלא יהיה חיבור ביני לבין מנהלת המשרד, בכל זאת – אני לא אחראית על הגיוס שלה. לשמחתי הרבה, נוכחתי לגלות שגם בהתחלה המעטפת של “אני על זה” עזרה לחיבור הזה לקרות ופה בדיוק הבנתי על מה הן דיברו איתי בשיחה הראשונית. כבר למעלה משנתיים שאנחנו צועדים ביחד, לא זוכרת את עצמי לפניכן. אם אני הצלחתי לשחרר, אין סיבה שכל אחד אחר לא יבחר באופציה של שירותי משרד לעסקים“

אז כן, אנחנו מכירות את זה. כשלוקחים שירותי משרד לעסקים אחת השאלות הראשונות ששואלים אותנו היא – איך תדעו איזו מנהלת משרד לצוות לי?        

שירותי משרד לעסקים הם החיים, ועם זאת – לעיתים, בעלי עסקים מוצאים בתהליך משהו מאוד מאתגר, בכל זאת – לא כל יום הם נדרשים להפקיד את השליטה שלהם בכל הנוגע לבחירת מנהלת המשרד שלו, בידיים שלנו.

אנו מודעות לחששות,

לפחדים,

להתרגשות

ולמעשה לכל קשת הרגשות שעשויה ללוות אתכם בתהליך כזה.

בכל זאת, זה באמת מרגש!

יחד עם זאת, אנחנו למודות ניסיון בכל הנוגע לציוותים הללו.

החיבורים שנעשים בין מי שעתידה להעניק לך שירותי משרד לעסקים לבינך, מתבססים על תהליך ONBOARDING סדור וקפדני שאנחנו עושות אצלנו ב”אני על זה” הנותן, בין היתר, מענה לצרכים, לדרישות ולדקויות שיש לך עבור בחירת מנהלת המשרד.

אם נדרשת פה אנגלית מצוינת, ניסיון בעבודה על מערכת הפריוריטי (בכל הנוגע לרכש ופיננסים) או אפילו ניסיון רב בגבייה – לגמרי נשים על זה דגש, כי חשוב לנו לעשות את החיבור הנכון ביותר, במטרה כמובן שהוא יניב פירות. 

לדוגמה, הגיע אלינו לקוח שעוסק במכירת קורסים און ליין כשעיקר העבודה איתו זה שירות הלקוחות במייל ובוואטסאפ. היה ברור לנו שחייבת להיות פה מישהי שחיה את עולם השירות, שאוהבת לסייע לאנשים, שיודעת לקרוא בין השורות ולא פחות חשוב – להיות יצירתית במתן פתרונות ועדיין להוציא את הלקוח מרוצה גם אם הוא לא קיבל את מה שהוא רוצה (המנטרה שלנו 😊).

ואכן, מנהלת המשרד שצוותה לו קיבלה שבחים ממועדון הלקוחות שלו, הם כבר הפסיקו לפנות אליו (שזה היה החלום הקטן שלו…) ופנו אליה ישירות. וזה גבירותיי ורבותיי – חיבור מדויק ואפשרי גם כשמדובר במיקור חוץ בכל הנוגע לקבלת שירותי משרד לעסקים. 

אבל מעבר לפן המקצועי שחשוב לכם לקבל עליו מענה (בכל זאת, שירותי משרד לעסקים זה עניין רציני!), חשוב לנו לבצע התאמה גם (אם לא בעיקר) בפן האישי, בחיבור הזה. התאמת מנהלת המשרד, לפי סגנון התקשורת שלכם היא MUST מבחינתנו, חשוב לנו שהשיח בינכם, העברת המשימות וישיבות הסטטוס שלכם יעשו בצורה חלקה, מהירה וברורה לכל הצדדים ולכן גם פה נקפיד על הפן הבינאישי בהתאמה אישית אליכם. 

דוגמה קלאסית לכך היא פסיכולוגית שהיה חשוב לה מאוד שמנהלת המשרד שלה תהיה מישהי נעימה, טיפולית בנפשה, כזו שתדע לנהל שיחות רגישות ובו זמנית גם לקדם את המשימות. מישהי שתשלים אותה, שתהיה עזר כנגדה, שמצד אחד המטופלים שלה ירגישו שהם בידיים טובות ומצד שני היא תהיה שקטה שהדברים קורים בעסק והמשימות מקבלות מענה. 

ברור לכם שזה היה כל כך מתבקש לחבר אותה למישהי שלמדה פסיכולוגיה, מבינה את העולם, דוברת את השפה אך בחרה בכל זאת בקריירה שבה היא מספקת שירותי משרד לעסקים כי שם היא באמת “חיה”. השילוב הזה היה מדויק עבורן ויצר שפה משותפת כבר בהתחלה. 

הצוות של “אני על זה” מונה 18 נשות צוות, מנהלות משרד מוכשרות בתפקידן וכל אחת מביאה איתה Added Value שברוב המקרים יבוא לידי ביטוי בציוות שיעשה מול הלקוחות שלנו. 

שורה תחתונה? אתם יכולים לסמוך עלינו. יש לנו ניסיון רב והבנה בבחירת מנהלת המשרד עבורכם ברגע שתחליטו שהגיע הזמן ללכת על שירותי משרד לעסקים.

נשמע מעולה, אבל מה עושים כשזה לא מה שחשבתי שיהיה? ובכן, היתרון הגדול שיש לבעלי עסקים שלוקחים שירותי מזכירות לעסקים זה הפריבילגיה לדייק, לשנות ולעשות את ההתאמות הנדרשות במקצועיות רבה ובקלילות.

שירותי מזכירות לעסקים או שירותי משרד לעסקים (יו ניים יט), שניתנים במיקור חוץ הם בדיוק התשובה לשאלה הרגישה – “ומה יקרה אם זה לא יעבוד? אם לא יהיה חיבור?” ובכן, אני כבר מרגיעה – זה יכול לקרות.

לא תמיד מדובר ב”אהבה ממבט ראשון”, לא בהכרח יפלו מהשמיים כוכבים מנצנצים ויגרמו לכם להתהלך ברחוב מאושרים עד הגג. לעיתים זה קורה, בהחלט. וזה מדהים – אבל אנחנו פה כדי לתת מענה גם או בעיקר כשזה לא מיד MEANT TO BE. 

ולכן, אחד הדברים הטובים ביותר שתוכלו לעשות לעסק שלכם, זה לבחור באופציה של שירותי מזכירות לעסקים ולא בהכרח ללכת על המוכר והידוע שזה עבודה ישירות מול מנהלת משרד, בין אם זה INHOUSE ובין אם זה במיקור חוץ. למה? הו, בדיוק על זה רציתי לדבר איתכם 😀

אצלנו, מעבר לציוות של מנהלת המשרד כמובן, אתם זוכים לקבל את המעטפת העסקית של “אני על זה”;

בין אם זו מנהלת קשרי הלקוחות שאחראית ללוות אתכם מהרגע הראשון, מנהלת הצוות שאמונה על מקצועיות הצוות שלנו ותהיה שם כדי לדייק את מנהלת המשרד עבורך, וכמובן – אותי!

כן כן. חולת שליטה שחייבת לדעת מה קורה בכל רגע נתון אצל כל אחד מהלקוחות שלנו 😊 בכל זאת, שירותי מזכירות לעסקים, בעיניים שלי, זה הרבה מעבר לשירותי משרד. 

ולכן, במידה ויש צורך בדיוק של מנהלת המשרד, בתיאום ציפיות מחדש או אפילו בציוות יותר מדויק – אנחנו על זה, ופה בדיוק נכנס היתרון הענקי בבחירה בעסק שמספק שירותי משרד לעסקים על פני גיוס עצמאי.

שכן אחרת, במקרה של גיוס שאינו מוצלח (שאתם עושים באופן אישי ולא כזה שבוצע בעסק שמספק שירותי מזכירות לעסקים) כל העול נשאר עליכם  וזה כולל את כל התהליך המתיש והקשה –

• הפרידה ממנהלת המשרד הקיימת 🫣

• פרסום המודעה בשנית בפלטפורמות השונות 🙄

• סינון קורות חיים, ראיונות טלפוניים ופרונטליים 🤯

• הכשרה, למידה, חניכה… 🥵

כל כך הרבה דברים שיכולים להתיש אותך בדרך, ובדיוק בשביל זה אנחנו פה – שירותי מזכירות לעסקים בעלי ניסיון בצמצום הקשיים הללו וביכולת לאפשר לך להמשיך בניהול העסק מבלי שהשינוי הזה יזעזע יותר מידי את המערכת. 

זה בדיוק מה שתקבלו מאיתנו. תהליך הגיוס, ההכשרה והחפיפה הפנים ארגונית היא עלינו, ואני לא צריכה להמשיך ולספר לכם כמה זה יכול להיות מתסכל לעשות את זה לבד, והאמת היא – שאין באמת סיבה כשאפשר לקבל זאת ממי שמבין באמת, בצורה רוחבית ועמוקה בעולם שירותי מזכירות לעסקים. 

כמו שהבנתם, תהליך בחירת מנהלת המשרד הינו ייחודי לעסק שמעניק שירותי משרד לעסקים קטנים ונשמח לשתף אתכם בתהליך שקורה מאחורי הקלעים

שירותי משרד לעסקים קטנים מאפשרים לך לצמוח ולגדול. נקודה. זו כבר אינה שאלה. אני מקווה שגם הצלחתי לשחרר את החשש ההוא של “מה יקרה אם לא…” כי גם פה, יש לזה פיתרון והוא לגמרי עלינו. 

ועדיין, אני בטוחה שהייתם שמחים לדעת איך זה עובד בפועל, איך באמת הציוות נעשה ומה לוקחים בחשבון רגע לפני החיבור למנהלת המשרד החדשה שלך. 

אז האמת היא, שמדובר במלאכת מחשבת מטורפת. באמת. 
הציוות לוקח בחשבון את כל מה שנאמר על ידכם החל מהשיחה הראשונה שלנו, דרך שאלון מפורט שתמלאו ברגע שנצא לדרך ועד לפגישת הניצוץ שלנו שמטרתה בין היתר היא קודם כל לתאם ציפיות בנוגע לשירות ובעיקר למנהלת המשרד שנצוות לכם. ולכן, יש פה כל כך הרבה אבני דרך מהרגע שהקלדתם בגוגל “שירותי משרד לעסקים קטנים” ועד שתקבלו את המייל המרגש שלנו על ה- MATCH ההיסטרי שעשינו לכם, שאתם לגמרי יכולים להיות רגועים ולסמוך עלינו. 

אז בואו נעשה סדר בתהליך, מהם השלבים שנעבור ביחד עד לרגע ציוות מנהלת המשרד עבורך כעסק שמספק שירותי משרד לעסקים קטנים?
 

1. נעים להכיר – שיחה ראשונית בה אנחנו למדות אודות הצרכים, הדרישות, השאיפות והחלומות שלך בכל הנוגע לשירות שלנו 😀
   
   
2. שאלון – עם חתימה על ההסכם יהיה עליך למלא שאלון מפורט וחשוב ששם דגש, בין היתר, על הכישורים והמקצועיות שחשוב לך שיהיו אצל מנהלת המשרד.
   
   
3. פגישת ניצוץ – זו פגישת ההתנעה שלנו, בה למעשה אנחנו עוברות ביחד איתך על השגרות, הנהלים, השאלון והצרכים שעלו לאורך כל הדרך כדי לדייק את הציוות הנכון עבורך.
   
   
4. ישיבת מטה – בישיבה זו מתכנס צוות המטה ב”אני על זה” – מנהלת קשרי הלקוחות, מנהלת הצוות וכמובן אני, רותם בעלת העסק וביחד, תוך מתן התייחסות לכל הסעיפים מעלה – אנחנו מגיעות להחלטה, בכל זאת – יש לנו ניסיון וותק לא מבוטל בכל הנוגע לחיבורים בעולמות של שירותי משרד לעסקים.
   
   
5. It’s a Match – מנהלת קשרי הלקוחות מעדכנת אותך אודות הציוות החדש, ואנחנו מוכנות לצאת לדרך. מנהלת המשרד החדשה יוצרת עמך קשר ומתאמת כבר תחילת תהליך חפיפה משותף.

מדובר בתהליך מורכב, אך כשצוות שלם שם לו למטרה לצוות לך את מנהלת המשרד הנכונה ביותר עבורך, להכשיר אותה, לדייק אותה וללוות אותה ביחד איתך בתחילת הדרך – אפשר לסמוך עלינו! ואם תשאלו אותנו, זו לגמרי אחת הסיבות ללכת על עסק בעל ניסיון רב שמעניק לעשרות עסקים במקביל שירותי משרד לעסקים קטנים.

אם נוכל לתת לכם טיפ אחד שכדאי שתיישמו רגע לפני שאתם לוקחים שירותי מזכירות לעסקים קטנים ויוכל לדייק את בחירת מנהלת המשרד הנכונה עבור העסק שלך, זה יהיה זה

שירותי מזכירות לעסקים קטנים יכולים להעיף לך את העסק, זה לא סוד ואנחנו לגמרי יכולות לחתום על זה.
אז מה הדבר הראשון שכדאי שתעשו כדי למגנט אליכם את מנהלת המשרד המדויקת ביותר עבורכם? שימו לב – כמה פשוט כמה חשוב – להבין מה הוא סגנון הניהול שלכם. 

זה נשמע נורא גדול או מפוצץ, אבל בתכלס זה די פשוט. אם עסקים אנחנו עושים עם אנשים, כדאי מאוד שנדע מי אנחנו, מה חשוב לנו, מה מקפיץ אותנו ומה משרה עלינו ביטחון וגורם לנו לחייך, כן כן אנחנו רציניות ממש כשזה נוגע לשירות שלנו, שכן שירותי מזכירות לעסקים קטנים צריכים לתת מענה בעיקר ל- ONE MAN/WOMAN SHOW, ואם לא ניתן מקום למי שאנחנו, לפני שאנחנו בעלי עסקים, איך נדע להתאים את המשלימה שלך? 

אחת הטעויות הגדולות ביותר שבעלי עסקים חוטאים בה, בטח בגיוס הראשון, היא לשכפל את עצמם. 

הרי אני הכי טובה, אני הכי מבינה, אני הכי וורבלית – אני חייבת מישהי כמוני בעסק שתוכל לספק שירותי משרד לעסקים שאני עובדת מולם. 

אממה… מה ששוכחים זה שכשמכפילים את היתרונות, מכפילים גם את החסרונות ביחד – ואם אני וורבלית, אז אני אמנם יודעת לדבר – אבל גם לא יודעת לעצור, אם אני מומחית בתחומי אני כנראה לא אהיה פתוחה לשינויים וכן הלאה. 

ולכן, מומלץ להמנע משכפול אלא לבחור באופצית ההשלמה – איך היא משלימה אותי במקומות שאני חלשה בהם, איך היא מרימה אותי במקומות שאני פחות בקיאה בהם וכן הלאה. 

כמובן, שבאופן טבעי, מתוקף הניסיון הרב שלנו בעבודה ומתן שירותי מזכירות לעסקים קטנים, הרי שאיפיון סגנונות הניהול זורם לנו בדם והוא מה שמנהל את התהליכים שלנו כבר בתת מודע, אך לא תמיד כך היה ולכן חשוב לנו לשים את זה על השולחן עבורך!

כשמדובר במנהלת משרד שהיא חלק מעסק שמעניק שירותי משרד לעסקים מרחוק – חשוב מאוד לשים דגש גם לניואנסים הקטנים שיכולים להפוך את שיתוף הפעולה למוצלח במיוחד, ואותם אתם תגלו דרך מענה על מספר שאלות בסיסיות –

1. מה הכי חשוב לי בעבודה מול מנהלת המשרד – אם ניסיון העבר שלכם הוכיח שאתם לא מאלה שמצליחים לעבוד במערכת ניהול משימות, זה הדבר הראשון שעליכם לומר למנהלת המשרד החדשה. תיאום הציפיות הזה מלכתחילה יאפשר לכם להעביר משימות בדרך שעובדת לכם, כדי שנוכל לשחרר מכם את הצורך לחלוש על כל כך הרבה דברים במקביל רק כי לא נוח לכם להכניס את המשימה במערכת שביקשנו. אצלנו זה לא יקרה, אנחנו נתאים את עצמנו אליכם 🙂
   
   
2. על מה אני לא מוכן/ה לוותר – האם אתם מאלה שמשחררים משימות וסומכים על היקום שהם יקרו, או שחשוב לכם לקבל עדכון שוטף על הנעשה בעסק? אם אתם מאלה שחייבים להשאר בשליטה על הדברים – תגידו את זה. זה חשוב. אם אתם לא מוכנים לוותר על העדכונים השוטפים, אנחנו חייבות לדעת את זה.
   אם אתם לא מוכנים לוותר על ארוחת צהרים בשעה 12:00 כל יום – תשקפו את זה, כדי שלא נקבע לכם פגישות בזמנים הללו ונשמור עליכם שבעים ומרוצים 😀
   
   
3. מה אני מצפה ממנהלת המשרד – למדתי בחיים ששום דבר לא מובן מאליו. כל דבר הוא משמעותי, הוא חשוב והוא חייב להאמר, בעיקר כשמדובר במישהי שאינה יושבת אצלכם במשרד אלא חלק מעסק שמספק שירותי מזכירות לעסקים קטנים. ולכן, אם אני מצפה ממנהלת המשרד שלי שלא תשלח אותי לפגישות בתל אביב יותר מפעם אחת בחודש – אני חייבת לשקף לה את זה כדי שהיא תוכל להתכוונן לכך בתיאום הפגישות.
   אם אני צריכה להוציא את הילדים בימים שני ורביעי, אני אגיד לה את זה ואבקש ממנה לסגור את השעות הללו ביומן כדי ששום דבר לא יקבע שם מבעוד מועד ויפריע לי לנהל חיים אישיים מאוזנים.
   אם אני מגישה חומר לרואה החשבון עד ה – 5 לחודש, זה חייב להאמר ולא להשאיר את זה כמשהו שעשוי להחשב “כמובן מאליו”. בקיצור – לדבר, על הכל 😉
   
   
4. מה חשוב שהיא תדע עלי – כשבוחרים באופציה של שירותי מזכירות לעסקים קטנים יוצאים מנקודת הנחה שלא ניפגש במסדורות המשרדים או נשב לקפה של בוקר, ולכן המון דברים שאנחנו לומדים אחד על השני דווקא בשעות המשרד – חייבים להעלות כרגע, בכל זאת – השירות ניתן מרחוק 😀 מה למשל? זה שאני לא אדם של בוקר ואין סיכוי לקבוע לי פגישות לפני השעה 11:00; אתם מוציאים את הילדים בימי רביעי מהגן ולכן מהשעה 15:00 היומן שלכם חייב להיות פנוי (זו הנקודה אגב שבה מנהלת משרד טובה מבינה כמה עליה לשמור על האיזון בית ועבודה עבורך…) וכן הלאה.
   
   
5. מה חשוב לי לדעת עליה – אחד הדברים שרוב בעלי העסקים מפספסים בדרך כשהם מחפשים מנהלת משרד טובה, זה להכיר את מי שהולכת לנהל לכם את העסק. מי היא? מה היא אוהבת לעשות? אילו משימות מפיחות בה חיים ואילו תחומי אחריות מכבים אותה? לא כדי למנוע ממנה לגעת בהם חלילה, אלא כדי לעשות את זה בצורה שתתאים גם לסגנון התקשורת שלה וליכולות שהיא מביאה איתה מראש. תכירו אותה, לא רק את הפן המקצועי אלא גם את הפן האישי, ואם היא אמא לילדים קטנים שחשוב לה אחרי 16:00 להיות עבורם במשרה מלאה – קבלו זאת בהבנה. ההדדיות הזו תאפשר לכולנו לייצר פה מערכת יחסים מנצחת לכולם. 
   

אז אם יש משהו אחד שהייתי שמחה שתקחו איתכם לדרך מכל המאמר הזה, זה אותן שאלות שיעזרו לכם לדייק את מנהלת המשרד שהעסק שלכם צריך, וכן – שאלות אלה הן לגמרי חלק מתהליך הציוות שלנו שהולך ומשתפר לאורך השנים, כעסק שמספק שירותי מזכירות לעסקים קטנים.

אתם לא חייבים לעשות את זה לבד, אנחנו יכולות לעזור לכם להקפיץ את העסק קדימה אם רק תבחרו לקבל מאיתנו שירותי משרד לעסקים.