מנהלת אדמיניסטרטיבית מה זה
מנהלת אדמיניסטרטיבית מה זה אומר ומה התפקיד שלה בעסק?
מנהלת אדמיניסטרטיבית מה זה בכלל, מה היא הגדרת התפקיד שלה, על מה היא אמונה ואיך התפקיד יכול לבוא לידי ביטוי בעסק קטן בדיוק כמו בארגון גדול?
אז כמו שכבר הספקתם להכיר אותי, אני מאמינה באמת ובתמים שמנהלת אדמיניסטרטיבית היא הלב הפועם של העסק, היא זו, שאחראית לניהול הלקוחות, הספקים וכמובן העובדים, להתנהלות השוטפת מול רואה החשבון וכמובן לכך שהמשרד יעבוד בצורה האפקטיבית והיעילה ביותר תוך שמירה על סטנדרטים גבוהים וברורים.
מכירים את המשפט “עסק יכול להתנהל חודש שלם בלי מנכ”ל אך אף לא יום אחד בלי מנהלת משרד”? אז כזה בדיוק, ובנינו – כמה תפקידים אתם מכירים שתחומי האחריות שלהם כל כך נרחבים? מישהי שחולשת על ניהול היומן ותיאום הפגישות, הזמנות רכש, הוצאת חשבוניות, גביה, קליטה ועזיבה של עובדים, בחירת ספקים ואפילו ארגון של יום כיף לכל הצוות.
כן, מדובר בתפקיד משמעותי, רוחבי ועמוק במיוחד, שכאשר הוא נעשה בצורה טובה – כל העסק מרוויח.
אז בפעם הבאה שמישהו ישאל אתכם “אוקיי, הבנתי שיש לך מנהלת אדמיניסטרטיבית. מה זה אומר בפועל – אבל באמת?” תשלחו אותו למאמר הזה 😊
“ברגע שיש פיק משמעותי בעסק, גדילה לא טבעית, הדרישה למוצר או לשירות שלכם עולה ואתם מוצאים את עצמכם מסיימים את היום עם הלשון בחוץ, בתחושה ששום דבר לא באמת התקדם – זה הזמן להכניס לעסק מנהלת משרד.”
אם שאלתם את עצמכם, “רגע מה זה מנהלת אדמיניסטרטיבית בכלל?” כדאי שנתחיל פה
מה זה מנהלת אדמיניסטרטיבית ומהי הגדרת התפקיד שלה?
בגדול, מדובר בפונקציה, שהיא משמעותית בכירה יותר ממזכירה, שכן בפועל היא חולשת על כל העניינים האדמיניסטרטיביים בעסק מעבר לניהול יומן, תיאום פגישות ומענה טלפוני, כגון – תפעול המשרד, ניהול ספקים, התנהלות מול לקוחות, נגיעה ברכש, מתן מענה לעובדי החברה והתנהלות מול רואה החשבון לגבי הפן הפיננסי הבסיסי של העסק.
למעשה, מדובר בפונקציה משמעותית וסופר חשובה בעסק, היא זו שאחראית על הסינרגיה של הדברים, תפעול העסק ברמה השוטפת וממבט על ובכך היא מעניקה לבעל העסק את הפניות לעסוק בדברים, שנוגעים לליבת העסק – הפיתוח העסקי, הפגישות עם הלקוחות, שיתופי הפעולה ולא פחות חשוב – מאפשרת לו לעשות את מה שהוא באמת אוהב לעשות, הדברים שהוא ממש טוב בהם ואף אחד אחר לא יכול להחליף אותו.
בנקודה הזו אגב, כשמדובר במישהי טובה, יוזמת, מקצועית ומובילה – ברורה לבעל העסק משמעותה וחשיבותה והוא רק מחכה, שישאלו אותו מה זה מנהלת אדמיניסטרטיבית, מה הערך שהיא מעניקה לעסק שלו ולמה הוא ממליץ על זה לכל עסק, ומניסיון הוא אכן יספר לכל העולם ואישתו כמה הוא מאושר; כי היא מאפשרת לו להתמקד בדברים שהוא באמת אוהב לעשות ובאופן טבעי גם הכי טוב בהם, שומרת לו על איזון בית ועבודה וכמובן – מייצרת עבורו שקט נפשי ותעשייתי. מי לא היה רוצה כזה…
אז, אנו מוכנים להיכנס לעומקם של דברים? כי יש לי תחושה שזה בדיוק הזמן להבין איך נראה יום עבודה של מנהלת משרד, למקרה, רחנמא ליצלן שטרם הבנתם, באמת ובתמים, מה זה מנהלת אדמיניסטרטיבית 🫣
בואו נדבר תכ’לס, ניהול אדמיניסטרטיבי – מה זה כולל בפועל?
ניהול אדמיניסטרטיבי – מה זה כולל בכלל – מה זה אומר בפרקטיקה, מה אתם כבעלי עסקים יכולים להוריד מכם כבר היום ולהתחיל לנשום לרווחה כשאתם יודעים שמישהו אחר מטפל בכל המשימות הללו במקצועיות ויעילות, בדיוק כמו שחשוב לכם?
שימו לב כי מדובר ברשימה שאינה סגורה, כלומר תרגישו בנוח להאציל סמכויות נוספות שנוגעות לעולמות התוכן שאציין מטה, כי כל עוד מדובר, בסופו של דבר בתחומי אחריותה של המנהלת האדמיניסטרטיבית שאמונה על אותו ניהול אדמיניסטרטיבי – מה זה באמת משנה אם אתם עושים את זה, או מי שאתם סומכים עליה בעיניים עצומות?
כמובן, חשוב להדגיש – האצלת סמכויות זה התפקיד שלכם. לא מספיק לבקש שמשימה מסוימת תעבור לאחריותה, אלא שחשוב להעביר את הדגשים, את החשיבות, את הפורמט שבה אתם עובדים, על מה חשוב לכם שהיא תשמור ומה תרצו שהיא תייעל – תיאום ציפיות ושקיפות הם אבני הדרך להצלחה שלכם (ודיברנו על זה לא מעט במאמר איך להתמודד עם חששות בעבודה עם מנהלת אדמיניסטרטיבית מרחוק), זו הדרך הטובה והנכונה ביותר להאציל סמכויות כך שבאמת תוכלו להיות נינוחים ושקטים כשהמשימות הללו מטופלות על ידי מישהו שהוא לא אתם 🤭
הרשימה מטה מהווה רק חלק חלק מהמשימות והמטלות שתוכל לקחת ממך מנהלת אדמיניסטרטיבית. מה זה יעשה לעסק שלכם ואיך זה יגרום לכם להרגיש? המשיכו לקרוא 🙂
- הזמנת כיבוד, ציוד משרדי וקניות שוטפות במשרד – אחד הדברים המעצבנים ביותר שיכולים לקרות זה להגיע למשרד ולגלות שנגמר החלב או הנייר טואלט 🫣 אחד הטיפים שאני יכולה לתת לכם זה לבנות “רשימת מכולת” לכל תחום; כיבוד, ניקיון, ציוד משרדי וכד’ על מנת שכל ביצוע הזמנה תהיה ברורה מראש גם לעניין הכמויות. היערכות מראש תמנע מכם כל חודש מחדש להתעסק סביב האספקה השוטפת ולאפשר למנהלת המשרד שלכם להיות על הדברים עם מינימום רעשי רקע.
- איתור, בחינת ספקים וניהול מו”מ טרם ההתקשרות – ניהול ספקים זו אומנות – החל משלב המיון, הסינון וכמובן אותו משא ומתן שעלינו לקיים כדי לקבל את השירות הטוב ביותר במחיר שמתאים לנו. מנהלת אדמיניסטרטיבית אחראית על איתור הספקים בשוק לפי הצרכים שיוגדרו לה מראש, היא זו שתחפש את הספק המתאים ביותר, תבדוק המלצות וכמובן תוודא שהשירות שתקבלו מאותו ספק יהיה הטוב ביותר עבורכם. עכשיו תגידו לי אתם, אם זה לא נותן לכם שקט נפשי – מה כן? 🙂
- ניהול הזמנות רכש ומעקב אחר פרויקטים – איתור ספקים זה חשוב, אבל מה קורה רגע אחרי שחתמתם על הסכם ההתקשרות ויצאתם לדרך? מי אחראי לניהול הלו”ז, תיאום פגישות, שליחת החשבונית לתשלום וביצוע הגביה? מי מוודא שהזמנת הרכש התקבלה או יצאה, שהפרויקטים מתנהלים לפי מה שנקבע ושאין פיגורים או עיכובים מיותרים? מנהלת אדמיניסטרטיבית, אלא מה!
- אחריות תפעולית בכל הנוגע לקליטה ועזיבה של עובדים – אם יש לכם עובדים בעסק, אתם בטח יודעים שתהליך הקליטה והעזיבה שלהם יכול להיות די מאתגר – כל כך הרבה משימות וסגירת פינות שלא פעם משהו שם נופל לכם בין הכיסאות וזה לגמרי יכול לתסכל. הדבר הזה יכול להמנע על ידי כך שהאחריות הזו תעבור למי שמומחית במתן ניהול אדמיניסטרטיבי. מה זה תהליך קליטה ועזיבה של עובדים, אתם שואלים? או אה… נראה לי שאנחנו חייבים לדבר 🤗
- הוצאת חשבוניות, ביצוע גבייה והכנת חומר לרואה החשבון – אם יש משהו שהוא הלב של העסק זה הניהול הפיננסי שלו. אדגיש, אני לא מצפה שתקבלו שירותי הנהלת חשבונות מאותה מנהלת אדמיניסטרטיבית. מה זה אומר בפועל אם כך? ובכן כל עוד היא בקשר טוב, מקצועי וישיר עם רואה החשבון שלכם, דואגת להוציא חשבוניות לתשלום בזמן ומוודאת שהגבייה מנתנהלת כמו שצריך – העסק שלכם ירוויח ובגדול.
“עסק יכול להתנהל חודש שלם בלי מנכ”ל
אך אף לא יום אחד בלי מנהלת משרד”
אני מניחה שרק ברגע שעוצרים את הכל ומביטים ברשימה האינסופית הזו (והלא סגורה!) מבינים לראשונה את החשיבות העצומה שיש לשירותי ניהול אדמיניסטרטיבי – מה זה אומר בפרקטיקה זה אחד וזה ברור, אבל מה לגבי הנפש שלכם? החופש שלכם? תחושת הרוגע, הביטחון, השקט שיש מישהו שדואג לכל אלה ומאפשר לכם באמת לנשום? קשה לתאר במילים כמה זה מטורף, אבל אנסה.
פתאום יתפנה לכם המון זמן, זמן למשפחה, לספורט, לתחביב חדש וכמובן – לפיתוח העסק. תצליחו לבקר בכנסים עסקיים שרציתם לקחת בהם חלק כל כך הרבה זמן, כשברור לכם שהעסק שלכם מנוהל בידיים טובות. תוכלו לקחת חופשות יותר ארוכות, יותר מזדמנות, להגיע למסיבת חנוכה בגן מבלי לדאוג לענות לטלפונים ומיילים – תזכו ליהנות, פשוט ליהנות ממה שיצרתם בעשר אצבעות. נשמע מפתה, לא?
“אני כל כך שמח שאתן לוקחות חלק משמעותי בעסק שלי. בחיים לא ראיתי רמה כזו גבוהה של ניהול אדמיניסטרטיבי – מה זה?! 😀”
אם חסר לכם משהו, ואין לכם מושג מה זה – ניהול אדמיניסטרטיבי זה בדיוק מה שהעסק שלכם צריך כרגע
מה זה ניהול אדמיניסטרטיבי ומה הוא כולל – ציינתי מעלה, ועם זאת, אחת השאלות שאנחנו נשאלות לגביה לא מעט היא – איך אדע מתי הגיע הזמן להכניס לעסק מנהלת אדמיניסטרטיבית. מה זה הרגע הזה, אם בכלל, שבו מבינים שזהו, מפה – אי אפשר יותר לבד?
איך תדע מתי הגיע הזמן להכניס לעסק מנהלת אדמיניסטרטיבית?!
אז האמת היא שאין תשובה חד משמעית, יש עסקים שפונים אלינו ביום הראשון שהם פתחו את העסק שלהם ויש עסקים שרק אחרי 15 שנים לבד החליטו שהם רוצים עכשיו ביחד.
כך או כך – התחושה היא סובייקטיבית והיא לא תמיד מהווה החזר השקעה כלכלי, אלא לעיתים באמת מדובר בעניין אישי, פרטי, נפשי – הרצון להיות נוכחים יותר בבית, עם המשפחה ולא להיות 24/7 סביב העסק.
לעניות דעתנו, ברגע שיש פיק משמעותי בעסק, גדילה לא טבעית, הדרישה למוצר או לשירות שלכם עולה ואתם מוצאים את עצמכם מסיימים את היום עם הלשון בחוץ, בתחושה ששום דבר לא באמת התקדם – זה הזמן. אם יורשה לנו – עדיף שזה יקרה רגע לפני, משום שאנחנו יודעות מה זה. ניהול אדמיניסטרטיבי הוא משהו שחייב לנהל, לפחות בהתחלה – ולכן אנחנו ממש ממליצות להגיע לשלב הזה עם נחת רוח ואוויר במפרשים כדי שתהליך החפיפה והעברת השרביט תקרה בקלות, ביעילות ועם מינימום פערים.
הרבה עסקים משתפים אותנו שברגע שהם שהם עשו את השינוי הזה, השפע שלהם נפתח. ממש ככה, ותאמינו לי אם אני, הבחורה הפרקטית, מוכנה להשתמש בביטוי הזה. ולא בכדי, זה בדיוק מה שקורה כשמעריכים את המשמעות האמיתית של עזרה מבחוץ, כשמבינים באמת מה זה ניהול אדמיניסטרטיבי.
מה חשוב לבדוק לפני שבוחרים מנהל אדמיניסטרטיבי, מה זה דורש מכם ואיך עושים את זה בפועל?
מנהל אדמיניסטרטיבי, מה זה אומר ועל האחריות של הפונקציה הזו המשרד כבר דיברנו, עכשיו השאלה הבאה שבטח בא לכם לשאול, היא – איך בוחרים את האדם הנכון?
האם יש צ’ק ליסט ייעודי לתפקיד הזה? האם כדאי להעזר בשירותי גיוס חיצוני? האם ללכת לפי תחושת הבטן או לעשות את מה שהשכל הישר אומר?
אבל לא די בכך, יש עוד כל כך הרבה שאלות – מה חשוב שיהיה למי שעתיד להיות אחראי על אותו מנהל אדמיניסטרטיבי, מה זה דורש ממנו, מה התכונות והכישורים שכדאי שיהיו לו, והאם הניסיון הוא באמת פקטור?
מה חשוב לבדוק לפני שבוחרים מנהלת אדמיניסטרטיבית (תכונות, כישורים, ניסיון עבר).
ובכן, אם תשאלו אותי, אני לא הייתי מוותרת על אף אחת מהתכונות והכישורים הבאים:
- סקרנות – תכונה כל כך חשובה לניהול משרד והובלת העסק שלכם. בסופו של דבר יש כל כך הרבה מערכות, תהליכים, אנשים ושגרות שצריך לנהל שאי אפשר שלא לרצות ללמוד ולהתפתח תוך כדי.
ותאמינו לי, שיודעת ומכירה כל מנהלת אדמיניסטרטיבית, מה זה אותם הפרפרים בבטן שמגיעים לביקור כשהיא מתבקשת ללמוד או להכיר מערכת חדשה 😊 - אוטודידקטיות – מוצר משלים לסקרנות! לא מספיק לרצות לדעת, צריך גם שתהיה לנו את היכולת ללמוד לבד, לחקור, לגלות ולהתנסות מבלי לפחד – ככה לומדים, ככה מתפתחים.
- ורסטיליות – היכולת הזאת להתנהל מול כל כך הרבה אנשים שונים היא פנומלית והיא הכרחית בתפקיד כזה. כשרוצים שמשהו יקרה, חייב לדעת איך לרתום את הצד השני – ומי שניחן בתכונה הזו, ללא ספק יצליח.
- יושרה – בסופו של דבר מדובר במשרת אמון, מי שיכנס אליכם לעסק הולך לדעת כמעט הכל עליכם וכדאי מאוד שהוא יהיה בעל יושרה וכנות איסופית, וכן – זה גם התפקיד שלכם לאפשר לו את הפתיחות הזו לשתף בכל.
- שירותיות ללא פשרות – אחד אבני הדרך בתפקיד הזה, בין אם מדובר במנהלת או מנהל אדמיניסטרטיבי, מה זה משנה? העיקר שידעו לתת שירות טוב ולסגור קצוות.
ומה לגבי ניסיון אתם שואלים? וואוו זו שאלה יפה.
זה תלוי. כן כן. תלוי. אם אתם מזהים שמי שעומד מולכם עומד בערכי העסק שלכם, מדבר את השפה שלכם ומאמין בלב שלם במה שאתם עושים, בעל מוטיבציה גבוהה ורצון ללמוד – לגמרי הייתי הולכת על זה, גם אם אצטרך להשקיע שעות נוספות וכסף בתהליך, מניסיון.
“לבנות תשתית אדמיניסטרטיבית זו משימה די מורכבת וכל יום מחדש אני מופתעת מחדש מהיכולת שלכן להביט מלמעלה על העסק שלי ולהיות “על זה” בכל הנוגע לעסק שלי. אין לי מילים לתאר את העבודה שלכן, רק מוקירה תודה ענקית עליכן ועל הרמה הגבוהה שאתן מציבות בכל הנוגע לעולמות של מי שנמצא בפוזיציה הדי משמימה (סליחה!) של מנהל אדמיניסטרטיבי – מה זה?! 🫣”
עכשיו כשברור לכם מה זה מנהל אדמיניסטרטיבי ואיך זה יכול לסייע לעסק שלך, בואו נדבר על אותו סינרגיה חשובה שמטרתה לייצר שיתוף פעולה פורה, יעיל ופשוט.
מה זה מנהל אדמיניסטרטיבי, כבר הבנו ומבחינתי אפשר לסמן על זה “וי” (בדיוק כמו שאנחנו אוהבות…), אילו תכונות וכישורים חשוב שיהיה למי שהולך לנהל להם את האדמין? דיברנו. מעולה. אבל בתכלס, איך גורמים לזה לקרות? איך עושים את זה בצורה פשוטה ויעילה, איך יוצרים שיתוף פעולה מדויק עם כל הלחץ שהשלב הזה בעסק עלול להביא איתו? איזה מזל ששאלתם! כי ממש פה ניתן ללמוד איך להתמודד עם חששות בעבודה עם מנהלת אדמיניסטרטיבית מרחוק, כולל טיפים ישימים איך לעשות את זה נכון.
אני ממש מתרגשת שהגעתם עד לפה. אני יודעת שזה היה די ארוך ואולי גם טיפה מלחיץ, בכל זאת – לא כל יום העסק שלכם עושה קפיצת מדרגה משמעותית שכזו. יחד עם זאת, היה חשוב לי ממש להסביר להם את החשיבות של מנהלת אדמיניסטרטיבית מה זה אומר, מה המשמעות שלה ובעיקר את ההבנה של בניית תשתית אדמינית חזקה.
וכן, אם זה עדיין לא יושב לכם ב – 100%, אתם לגמרי יכולים להשאיר לנו הודעה באתר, לשלוח לנו וואטסאפ או להתקשר, אנחנו נעשה את המקסימום שלנו כדי שתבינו, באמת ובתמים מה זה מנהל אדמיניסטרטיבי, למה אתם חייבים את זה לעסק שלכם ולא פחות חשוב, כדי שגם אתם תוכלו לשלוח לנו את ההודעה הבאה “אמאל’ה! איזו מנהלת אדמיניסטרטיבית, מה זה?!” 😁
אודות כותבת המאמר
רותם אלינור ישראלי, עו”ד, יועצת ארגונית ומלווה עסקים קטנים ובינוניים כבר למעלה מ – 15 שנה.
את היכולת שלה לבנות שיטות עבודה ולשפר תהליכים עסקיים היא גילתה בשירותה הצבאי, אותו עשתה במשרד הביטחון במחלקת רכש. מאז שמשה כעוזרת אישית ומנהלת משרד למעלה מעשר שנים במגוון סקטורים שונים במשק.
מגיל 20 (יש שיאמרו מהרגע שנולדה) יודעת להביט מלמעלה, לאתר את האתגרים ולמצוא פיתרון אדמיניסטרטיבי ותפעולי לכל עסק, ובכך להפוך אותם לרווחים יותר, וכן שירותי משרד עושים לה פרפרים בבטן.
בשנת 2017 הקימה את “אני על זה – שירותי משרד לעסקים מבריקים” ומאז, ביחד עם הצוות הנוצץ שלה, הן מצליחות להחזיר את התשוקה והברק לכל לקוחותיהן, על ידי כך שהן מאפשרות להם לעשות את מה שהם באמת טובים בו, להתפנות לעשייה עסקית ובעיקר – לשתות קפה בבוקר מבלי לרוץ למחשב.
